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Análisis DAFO ¿Sirve para Despachos de Abogados?

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El análisis DAFOdebilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades– (o, en inglés, SWOT: strengths, weaknesses, opportunities and threats) es una técnica muy utilizada por las empresas para adoptar decisiones estratégicas. La finalidad es encontrar los puntos estratégicos de la empresa para realizar los cambios de organización necesarios, potenciando las fortalezas, minimizando las debilidades, aprovechando las oportunidades y reduciendo, o eliminando, las amenazas.

¿Qué se entiende por cada uno de los elementos del análisis DAFO? Podemos decir que dos de los elementos del análisis centran su atención en la situación interna y actual de la empresa, mientras que los otros dos elementos están más enfocados hacia la situación externa, el entorno, y con vistas al futuro.

En este sentido, los elementos de la situación interna serían las fortalezas, que son los aspectos positivos de la situación interna y actual de la empresa, y las debilidades, que son los aspectos negativos de la situación interna y actual de la empresa; por otro lado, los elementos de la situación externa serían las oportunidades, que se refieren a los aspectos positivos del entorno con proyección de futuro, y las amenazas, que son los aspectos negativos del entorno con proyección de futuro.

Dado que, como decíamos, es una técnica utilizada por las empresas, también puede ser utilizada, y de hecho lo es, por los despachos de abogados. Es evidente que existe una ingente oferta en el sector jurídico, donde la competencia es cada vez mayor. Por este motivo, se debe diseñar una estrategia competitiva que nos diferencie de otras firmas legales.

El análisis DAFO es una buena herramienta para diseñar esa estrategia competitiva, si bien es recomendable dedicarle el tiempo necesario, ya que implica realizar un análisis exhaustivo del despacho, de manera que habrá que reflexionar acerca de la organización existente en ese momento y de la organización que se quiere tener de ahí en adelante.

EL ANÁLISIS DAFO APLICADO A LOS DESPACHOS DE ABOGADOS

Una vez hemos conformado, si lo consideramos relevante, el equipo técnico necesario para estudiar, con el tiempo que resulte imprescindible, cada una de las áreas del despacho (económica, financiera, de recursos humanos, organización, información sobre la competencia…) y que hemos recabado una información detallada y completa de la organización interna y del entorno vinculado al despacho, podemos comenzar a aplicar el análisis DAFO siguiendo una serie de fases.

PRIMERAExamen de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Consiste en concretar, de manera ordenada, cuáles son los puntos fuertes y los puntos débiles del despacho y cuáles son las amenazas y oportunidades que el despacho puede encontrar en el mercado en el que opera.

Por ejemplo, como fortalezas podrían reseñarse: tener gran prestigio en el sector; gozar de una buena estructura organizativa interna; tener una amplia cartera de clientes; contar con un material de trabajo actualizado, moderno y potente; etc.

Algunos ejemplos de debilidades podrían ser: la carencia de mecanismos o instrumentos de revisión del trabajo realizado por los abogados; la necesidad de dedicar más recursos a la formación de los abogados, ya sea en la misma o en otras materias; la insuficiencia de medios materiales y/o personales para asumir la defensa de grandes casos o casos complejos; etc.

Como oportunidades, podríamos mencionar: la entrada de empresas extranjeras en el mercado nacional, ya que amplía los potenciales clientes que puede captar el despacho; el acceso a las nuevas tecnologías que permita abrirse a nuevas líneas de publicidad y marketing; la existencia de una crisis económica, que puede aprovecharse para ofrecer servicios jurídicos en casos de concursos de acreedores; etc.

Finalmente, y como ejemplos de amenazas, se encuentran: la aparición de nuevos competidores; el estancamiento del mercado debido a una crisis económica que, si bien puede ser una oportunidad para el sector concursal, puede hacer decaer el trabajo del despacho en otras ramas del Derecho en las que de manera habitual trabaje la firma; la inestabilidad política, que puede traer consigo continuas reformas legislativas que afecten a los procedimientos judiciales; etc.

SEGUNDAElaboración de una descripción completa del despacho. Partiendo del examen llevado a cabo en la primera fase, se trata de describir todas y cada una de las áreas del despacho con una visión crítica, remarcando tanto los aspectos positivos como los aspectos negativos.

TERCERAConfección de la matriz DAFO. La matriz DAFO engloba las estrategias defensivas, ofensivas, de supervivencia y reorientación que van a constituir las líneas estratégicas esenciales del despacho y que van a girar en torno a los conceptos de corregir, afrontar, mantener y explotar (CAME) determinados recursos.

La forma más gráfica, sencilla y visual de llevar a cabo esta fase es elaborando una tabla en la que las amenazas y las oportunidades serán las columnas y las fortalezas y las debilidades serán las filas, de manera que la interacción entre unas y otras dan como resultado las estrategias a seguir por el despacho.

Las estrategias defensivas tratan de evitar las amenazas potenciando las fortalezas, los puntos fuertes del despacho.¿Qué significa cada una de las estrategias?

  • Las estrategias ofensivas ayudan a aprovechar las oportunidades del entorno potenciando los puntos fuertes del despacho.
  • Las estrategias de supervivencia buscan minimizar las debilidades y evitar las amenazas.
  • Las estrategias de reorientación pretenden superar las debilidades aprovechando las oportunidades.

Se aconseja trabajar en cada cuadrante de manera separada, de manera que, al poner en común el análisis realizado en cada cuadrante, se puedan trazar las estrategias que se consideren adecuadas.

CUARTADiseño de la estrategia. La información que nos proporcione la matriz permite definir la estrategia a seguir por el despacho.

CONCLUSIÓN

El análisis DAFO es un recurso idóneo para obtener un diagnóstico fiable de nuestro despacho que nos permite conocer aquellos aspectos en los que debemos mejorar y aquellos aspectos que podemos mantener y potenciar para imponernos ante nuestros competidores.

Si bien es una técnica utilizada por múltiples empresas, su eso es menos común entre los despachos de abogados, especialmente en aquellos de tamaño mediano y pequeño. Sin embargo, puede reportar importantes ventajas, sin importar el volumen de negocio del despacho, el número de trabajadores, etc., pues ayuda a establecer las estrategias que se consideran adecuadas y necesarias para mejorar, o incluso mantener, la cuota de mercado de la que goza el despacho.

Además, puede utilizarse esta técnica en cualquier momento de nuestra trayectoria profesional como abogados, aunque es conveniente tener en cuenta que, cuanto más tiempo pase sin ponerlo en práctica, mayor tendrá que ser el estudio que debamos realizar la primera vez que llevemos a cabo el análisis DAFO si realmente queremos determinar cuáles son nuestros puntos fuertes y débiles y cuáles son las amenazas y oportunidades que se han ido presentando a lo largo de los años y potenciar, así, nuestro valor añadido frente a la competencia.

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Gestión de reuniones para Abogados. 5 consejos útiles

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Inevitablemente, la creación de despachos de abogados integrados por varios Letrados, ya sean autónomos o asalariados o una combinación de ambos, hace surgir la necesidad de celebrar reuniones con cierta periodicidad para tratar muchas y muy distintas cuestiones.

Del mismo modo, es frecuente concertar reuniones entre los Abogados que asumen la defensa de la contra parte en un procedimiento judicial –especialmente cuando son varias personas las que intervienen como parte demandante/denunciante y/o como parte demandada/denunciada–, con la finalidad de intentar alcanzar un acuerdo que facilite el desarrollo e incluso la terminación del procedimiento.

Por otro lado, también existen reuniones con los clientes o potenciales clientes y reuniones de carácter más informal en las que pueden intervenir bien solamente Abogados o firmas legales, bien empresas o emprendedores pertenecientes a cualquier otro sector comercial o profesional. Esto último es lo que se conoce como networking.

En cualquiera de estos tres ámbitos, resulta de vital importancia que los bufetes de abogados lleven a cabo una adecuada gestión de las reuniones para lograr el objetivo propuesto con carácter previo a la celebración de la reunión.

Por ello, analizamos en este artículo diferentes tips o consejos que pueden ayudar a conseguir una gestión eficaz de las reuniones de Abogados.

 

– TENER PRESENTE EL TIEMPO

No son pocas las ocasiones en las que una reunión se alarga más de lo esperado y en las que, además, el tiempo invertido en la reunión no resulta productivo, lo que puede llevarnos a no cumplir con las tareas pendientes que teníamos marcadas en la agenda para ese mismo día y, por tanto, a incurrir en retrasos con la planificación diaria o semanal que teníamos prevista.

Expertos aconsejan no prolongar una reunión más de 60 minutos, especialmente si los temas a tratar en la misma revisten cierta complejidad, como podría ser una reunión dedicada a negociar un asunto jurídico. Esto es así porque nuestro nivel de concentración alcanza su cota máxima entre los primeros 30 y 60 minutos, disminuyendo progresivamente a partir de ese momento.

Sin embargo, algunos asuntos requieren que la duración de la reunión sobrepase los 60 minutos, en cuyo caso es recomendable establecer pequeñas pausas de entre 5 y 10 minutos, que se consideran suficientes para despejar la mente y poder reanudar la reunión donde había quedado antes del impasse.

– CONVOCAR A LAS PERSONAS ESTRICTAMENTE NECESARIAS

Estudios sobre la materia recomiendan el uso de la regla 8-18-1800. ¿Qué significa? El número máximo de asistentes o convocados a la reunión variará en función de cuál sea el asunto a tratar en la reunión o el objetivo de la misma.

Por ejemplo, si se celebra la reunión con el objetivo de realizar un brainstorming (por ejemplo, en el ámbito de reuniones en la esfera interna del propio bufete de abogados), el límite máximo de personas debería ser ocho, pues un número mayor resultaría contraproducente y generador de mayores conflictos.

Sin embargo, si un Abogado quiere comunicar a otros empresarios que va a prestar un servicio innovador en el sector legal (networking), sería viable convocar o invitar a 1800 personas, ya que la promoción del nuevo servicio podría ser útil para captar nuevos clientes entre los asistentes.

Por otro lado, cuando se conviertan reuniones entre los Abogados de las partes implicadas en un procedimiento judicial con el objetivo de alcanzar un acuerdo o de perfilar determinadas cuestiones que no estaban claras, no deberían asistir los propios clientes cuando la mala relación y los desencuentros entre ellos sean constantes y evidentes, ya que, en ese caso, su presencia solamente va a contribuir a entorpecer el desarrollo de la reunión e incluso a impedir que cada una de las partes logre el objetivo que se había propuesto. En este tipo de situaciones, resulta fundamental la confianza entre Abogado y cliente para que éste no dude de que aquel tiene plenas capacidades para iniciar y llevar a cabo una negociación en la que proteja de la mejor forma sus intereses.

Evidentemente, en cualquiera de los contextos, a la reunión deberían asistir todos aquellos Abogados que estén implicados en los asuntos que vayan a tratarse en la misma, pues establecer exclusiones haría que la reunión perdiera completamente la finalidad para la que fue señalada.

– ELABORAR UN PLANNING U ORDEN DEL DÍA

Es fundamental que todos los convocados a la reunión conozcan con antelación los aspectos fundamentales de la misma, tales como la duración, la hora y el lugar, los asistentes, los objetivos de la reunión, los temas a tratar, etc.

Hoy en día, la comunicación previa de estos aspectos resulta muy sencilla, ya que existen herramientas informáticas y tecnológicas de gestión de equipos y proyectos dedicadas a este fin, en este caso compartir la información necesaria para organizar adecuadamente la reunión.

Resulta especialmente importante que los objetivos de la reunión queden claros y que se trate de objetivos que merecen una reunión para ser tratados. Con esto, se viene a evitar el desarrollo de reuniones rutinarias que no conducen a conclusiones concluyentes o cuyos objetivos podrían haberse tratado de manera eficiente a través de otros medios (por ejemplo, por comunicación escrita).

Esta simple comunicación hará que los Abogados que vayan a asistir preparen la reunión con más detalle y detenimiento, ordenando las ideas que quieran manifestar y teniendo claros cuáles son sus objetivos. Con ello, se consigue agilizar y dinamizar el desarrollo de la reunión y, probablemente, ajustar la duración de la misma al tiempo que estaba inicialmente pensado.

– TURNO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS

Una vez iniciada la reunión, es aconsejable tratar todos y cada uno de los puntos del orden del día de manera ordenada, evitando ‘saltar’ un tema intermedio para después retroceder en el orden del día, pues ello podría derivar en que alguno de los puntos del día quedara sin tratar. De esta manera, queda asegurado que se abordan todos y cada uno de los temas propuestos.

Dado que a lo largo de la reunión intervendrán todos los Abogados asistentes a la misma, es aconsejable que cada uno de ellos anote aquellas dudas o cuestiones que considere necesario aclarar para comentarlas una vez se hayan tratado todos los puntos del orden del día.

En este sentido, siempre debe reservarse un espacio de tiempo al final de la reunión para que, una vez terminadas todas las intervenciones y abordados todos los temas, se puedan tratar aquellas preguntas o aclaraciones que los asistentes a la reunión consideren necesarias, de manera que se resuelvan todos los aspectos controvertidos. Esto redundará en que las decisiones adoptadas se ejecuten mejor a la hora de llevarlas a cabo.

En ocasiones, este turno de preguntas y respuestas se realiza tras tratar cada punto del orden del día, si bien tiene el inconveniente de que muchas de las dudas planteadas podrían haber quedado resueltas conforme avanzaba la reunión. Por ello, es más recomendable reservar el turno de preguntas y respuestas para el final de la reunión.

– EJECUTAR LAS DECISIONES ADOPTADAS

Es evidente que si los Abogados que convienen celebrar una reunión adoptan decisiones importantes en la misma (para los Abogados contratados en el bufete, para los clientes, para la propia firma de cada uno de los Abogados, según en cuál de los tres ámbitos señalados anteriormente nos encontremos), deben llevarse a cabo y hacerse efectivas.

Por ejemplo, si se ha celebrado una reunión entre los gerentes de un despacho de abogados y éstos acuerdan realizar cambios en la organización del trabajo encomendado a los Letrados asalariados sobre los que previamente les habían informado, resulta fundamental que tales cambios se hagan realidad, especialmente si habían aumentado la motivación de los trabajadores; de lo contrario, el resultado será decepción y desmotivación entre los Abogados contratados, lo que, sin duda, es contraproducente para el trabajo.

 

 

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CURIOSIDADES

¿Debería existir formación sobre Oratoria en las Facultades de Derecho?

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La comunicación y la oratoria revisten especial relevancia en el quehacer diario de los Abogados y afectan a todos los operadores jurídicos (Procuradores, Jueces, Magistrados, Letrados de la Administración de Justicia, Cuerpos de Gestión, Tramitación y Auxilio Judicial…). Esta realidad inevitablemente nos lleva a cuestionarnos si los estudiantes de Derecho reciben formación en esta disciplina.

Si ojeamos los Planes de Estudio del Grado en Derecho de distintas Universidades observamos que, en casi ninguno de ellos, existe una asignatura dedicada a esta materia pese a la importancia que tiene en el mundo práctico, en el mundo real en el que se aplica el Derecho; y, en los Planes de Estudio en los que sí encontramos alguna referencia a la comunicación y la oratoria, encontramos que se trata de asignaturas optativas o de asignaturas que dedican una mínima parte de su programa formativo a esta disciplina.

En consecuencia, no existe aún en las Universidades una conciencia de formar a los estudiantes de Derecho en comunicación y oratoria, y de hacerlo, además, con carácter obligatorio (no mediante asignaturas optativas). Este reflejo de los programas de formación en Derecho choca radicalmente con el sentir de la inmensa mayoría de los estudiantes de esta carrera universitaria, muchos de los cuales sienten verdadero miedo escénico o pánico a hablar en público.

Estos sentimientos encontrados entre el miedo escénico y el deseo de dedicarse profesionalmente en un futuro al ejercicio de la Abogacía no obtienen una respuesta satisfactoria por parte de la actual programación del Grado en Derecho, pues el miedo y las inseguridades son habituales cuando nos enfrentamos por primera vez a una sala de vistas, si bien se pueden trabajar y reducir considerablemente recibiendo una adecuada formación.

CONCLUSIONES

El arte de la oratoria y la comunicación se configuran como piezas clave de la labor que desempeñan los Abogados y, por este motivo, resulta conveniente y necesario que la formación en las habilidades comunicativas comience en las aulas, enseñando a superar el miedo escénico y a manejar técnicas de comunicación que se perfeccionen posteriormente mediante el estudio y la asistencia a cursos y seminarios por parte de los interesados.

El uso de una buena técnica argumentativa puede favorecer que un Abogado consiga un resultado favorable para los intereses de su cliente incluso cuando todo parecía perdido; de ahí, la importancia de conocer, mejorar y pulir este mundo tan desconocido para tantos profesionales del Derecho.

No obstante, y orientado sobre todo a aquellos que finalizaron ya su etapa de estudiantes universitarios, la asistencia como meros espectadores a la sala de vistas se convierte en muchas ocasiones en el mejor aprendizaje, ya que permite visualizar no solamente las técnicas empleadas por los Abogados que se encuentran en el estrado, sino también las reacciones que sus discursos provocan en las partes contrarias y en el propio Juez o Magistrado.

Todo Abogado es orador; en cambio, ser buen orador depende única y exclusivamente de cada Abogado, de su voluntad de llegar a serlo y de emplear los medios y recursos necesarios para conseguirlo.

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4 consejos sobre cómo mejorar la oratoria para Abogados

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– Conocimiento del asunto

El Abogado, antes que orador y comunicador, es Abogado, lo que implica que debe dedicar el tiempo necesario a cada asunto para conocer el transcurso de los hechos, los detalles relevantes que puedan servir para diseñar la estrategia de defensa, la documentación que considera necesaria para probar aquellas cuestiones que interesen a su cliente, etc.

En este sentido, una máxima que debe estar siempre presente es que el arte de la comunicación y de la oratoria nunca puede suplir la falta de conocimiento y preparación del asunto por parte del Abogado.

– Argumentación

La comunicación en el ámbito jurídico se caracteriza por la presencia del discurso argumentativo, con el que se pretende convencer o persuadir al Juez para que emita una resolución favorable a los intereses de nuestro cliente.

La argumentación consiste, entonces, en defender una idea mediante argumentos, lo que, traducido a la función del Abogado, consistiría en inducir, probar, refutar o ratificar lo relativo a los derechos e intereses de su cliente, con la finalidad de convencer al Juez.

Por este motivo, es fundamental que el Letrado tenga una buena técnica argumentativa, pues, de lo contrario, no comunicará de manera eficaz el mensaje. Para ello, el Abogado puede valerse de distintos métodos:

  • La demostración (medios de prueba) de conceptos objetivos (hechos) y no de conceptos subjetivos (opiniones), a fin de alcanzar una conclusión que confirme la hipótesis que sostiene el Abogado.
  • La argumentación, interrelacionando causas y consecuencias, lo que, inevitablemente, va a determinar si se ha convencido o no al Juez.
  • La explicación, presente tanto en el momento de la demostración como en el momento de la argumentación, pues en todo momento el Abogado está defendiendo los mismos derechos e intereses de su cliente, de manera que necesita aportar explicaciones que sustenten su discurso argumentativo.

– Comunicación verbal y no verbal

Ambos tipos de comunicación están presentes en el ejercicio diario de la profesión del Abogado:

  • La comunicación verbal es la principal herramienta de trabajo del Abogado (escritos de reclamación extrajudicial, escritos procesales, entrevistas con clientes, comunicaciones con compañeros, actuación en sede judicial, etc.). En este ámbito, juegan un papel fundamental las expresiones empleadas, el volumen, la entonación, el ritmo, la claridad expositiva, la densidad de información y el orden y la estructura de exposición. Al hilo de la comunicación verbal, decía Ángel Osorio y Gallardo, en su libro “El alma de la toga”: “mientras otros tienen como elementos de expresión la aritmética, la química o el dibujo lineal, nosotros usamos la palabra escrita y hablada, es decir, la más noble, la más elevada y artística manifestación del pensamiento, […], la palabra cálida, diáfana, persuasiva, emotiva que ha de determinar la convicción, mover a la piedad, deponer el enojo o incitar a la concordia: la palabra con arte. Si el abogado no es orador y escritor, no es tal abogado”.
  • La comunicación no verbal reviste tanta o más importancia que la comunicación verbal, si bien habitualmente se deja en un segundo plano, lo que puede perjudicarnos sin ser conscientes de ello. En este sentido, es necesario cuidar la vestimenta; la actitud y las formas con la que el Abogado se dirige a los clientes, a los compañeros y a los operadores judiciales (Jueces, Magistrados, Letrados de la Administración de Justicia y demás funcionarios de la Administración de Justicia); la postura que adopta cuando interviene en sala; la gesticulación; el uso de objetos que puedan distraer la atención (como, por ejemplo, un bolígrafo mientras el Abogado está interrogando a un testigo, informando al Juez, etc.).

Para mejorar su comunicación verbal y no verbal, el Abogado puede consultar numerosos estudios y artículos que existen al respecto e incluso acudir a cursos y seminarios de oratoria y comunicación, en los que se pueden aprender técnicas y trucos para conseguir el fin pretendido en cada momento.

– Asistencia a los tribunales

Un Abogado está en continuo aprendizaje a lo largo de su carrera; aprendizaje que puede adquirir no solamente observando la evolución en el tiempo de sus intervenciones en sala, sino también como mero espectador de otros juicios y vistas en los que pueda analizar las técnicas de comunicación de otros compañeros.

Cuando el Abogado ha de intervenir en sala, debe recordar que la asertividad es su mejor aliado para conseguir su propósito, ya que no se trata atacar la postura o los intereses de la parte contraria, sino de hacer valer los derechos e intereses de su propio cliente, pero sin sobrepasarse, ya que una exposición exagerada terminaría produciendo el efecto contrario al que se buscaba.

En cualquier caso, el arte de la comunicación y la oratoria no es algo que únicamente puedan desarrollar aquellos que tienen un don para ello, sino que es algo que se hace, que se mejora y que se perfecciona con el paso del tiempo.

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