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MONTAR UN DESPACHO DE ABOGADOS

“Canvas” para Abogados. Cómo aplicar al sector jurídico esta popular técnica para crear negocios

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El Business Model Canvas es una de las técnicas más utilizadas por compañías innovadoras como Amazon, Youtube, Google para definir su modelo de negocio en base a ciertos parámetros. Pero ¿y por qué en la Abogacía no se utiliza? ¿Puede tener alguna utilidad para un gestor o manager de una gran firma? ¿Y para un abogado emprendedor que está creando su propio despacho? POR SUPUESTO QUE SÍ.

Como mencionamos, el modelo Canvas es una herramienta de diseño de modelo de negocio creado por Alexander Osterwalder e Yves Pigneur. Eb palabras de Osterwalder, “la mejor manera de describir un modelo de negocio es dividirlo en nueve módulos básicos que reflejan la lógica que sigue una empresa para conseguir ingresos. Estos nueve módulos cubren las cuatro áreas principales de un negocio: clientes, oferta, infraestructuras y viabilidad económica”.

Para explicarlo de una forma visual, vamos a partir de que somos titulares de un despacho de abogados especializado en Derecho de Familia y en Derecho de Menores.

 

SEGMENTOS DE MERCADO

¿Quiénes van a ser mis clientes? La respuesta a esta pregunta dependerá, de la actividad a la que nos dediquemos (abogacía, medios de comunicación, psicología, educación…).

Dado que nuestra especialidad es el Derecho de Familia, es probable que nuestros clientes estén vinculados a asociaciones de distinta índole, como las siguientes:

  • Asociaciones familiares, como el AMPA de los centros educativos o la Asociación de Familias Numerosas, ANFANE, FADES, etc., así como aquellas asociaciones de carácter provincial o autonómico.
  • Asociaciones infantiles, pudiendo éstas ser, a su vez, de muy diversa naturaleza:
  • Asociaciones de estudiantes.
  • Asociaciones contra el bullying.
  • Asociaciones dedicadas al apoyo y atención de niños que padecen alguna enfermedad, como PYFANO, ASPACE…
  • Asociaciones deportivas, como la Fundación Deporte Joven, SEMED/FEMADE…

 

PROPUESTA DE VALOR

La propuesta de valor marca la diferencia entre nuestro negocio y el de los competidores, es aquello que va a determinar que los clientes se decanten por adquirir tus productos o contratar tus servicios. Se trata de ofrecer una ventaja competitiva al mercado.

La propuesta de valor de nuestro despacho podría consistir, por ejemplo, en facilitar el pago de nuestros honorarios mediante su fraccionamiento en varios pagos, ofrecer asesoramiento personalmente y de manera online según los casos, etc.

 

CANALES

Cuando hablamos de canales, nos referimos a canales de distribución del producto o servicio que ofrecemos. Se trata de publicitar nuestros productos o servicios para captar clientes y abarcar una mayor cuota de mercado.

Como abogados especializados en Derecho de Familia, podríamos utilizar distintos canales para dar a conocer nuestros servicios y llegar a un mayor número de potenciales clientes:

  • Publicidad mediante el conocido ‘buzoneo’, es decir, hacer llegar al domicilio de múltiples personas una carta o folleto informativo que recoja no solamente el servicio que ofrecemos, sino también esa propuesta de valor a la que nos referíamos antes.
  • Publicidad a través de radio e incluso televisión, si bien hay que ser consciente de que estos recursos suponen un desembolso económico más elevado y, en consecuencia, habría que valorar si podemos permitirnos este gasto.
  • Anuncio en vallas publicitarias o en carteles en medios de transporte público, como los autobuses.
  • Promoción a través de redes sociales.
  • Desarrollo, mantenimiento y actualización de página web que recoja, de una manera sencilla y visual, una breve presentación de los miembros del despacho, el tipo de servicios que ofrecemos, datos de contacto y horario, nuestra propuesta de valor e incluso una zona privada donde el cliente pueda tener acceso a todos los datos relativos a su asunto.

 

RELACIONES CON LOS CLIENTES

Es fundamental determinar si, por nuestro negocio, la relación con el cliente va a ser habitual o esporádica, si va a necesitar o no un trato personalizado, si va a ser un autoservicio o un proceso automatizado…

En cualquier firma de abogados, es evidente que cada cliente necesita y merece un trato personalizado, ya que no existen dos casos iguales, por lo que tendremos que ganarnos su confianza y conseguir que se sienta cómodo.

Además, e incluso aunque un cliente nos encomiende un solo asunto, el contacto con este cliente va a ser constante a lo largo de varios meses e incluso años, por lo que debemos lograr que el cliente se sienta valorado y que mostramos preocupación por su asunto.

Para alcanzar estos objetivos, podemos, por ejemplo, mantener una comunicación periódica con el cliente para comentarle si se han producido novedades o no desde la última comunicación, pues, aunque no existan novedades, este simple gesto hará que el cliente se sienta tranquilo y valorado.

 

FUENTES DE INGRESOS

Las fuentes de ingreso no solo han de permitir que el negocio sea rentable, sino que también tienen que ajustarse a lo que los clientes están dispuestos a pagar por el producto o servicio que se les ofrece.

En nuestro despacho de abogados, la principal fuente de ingresos vendría dada por el pago de nuestros honorarios por los clientes, aunque también podríamos obtener ingresos como consecuencia de impartir seminarios o conferencias acerca de la materia de familia o de menores, de la firma de acuerdos o colaboraciones con asociaciones y/o entidades dedicadas a nuestra especialidad a las que prestemos asesoramiento, etc.

 

RECURSOS CLAVE

Para poner en marcha el modelo de negocio y que éste funcione, son necesarios recursos humanos, físicos, intelectuales y financieros.

Para nuestro despacho de abogados, podríamos establecer acuerdos o colaboraciones con profesionales expertos en la materia en la que nos encontramos especializados, por ejemplo, para la llevanza de asuntos en otras ciudades o comunidades autónomas cuando nos fuera imposible a nosotros mismos, e incluso con profesionales que no pertenecen propiamente al campo legal pero cuyos servicios son necesarios, como podrían ser psicólogos, economistas, peritos…

Asimismo, sería conveniente fijar un proveedor o servicio técnico específico, por ejemplo, en materia informática, para contratar un software de calidad y para garantizar la rápida y eficaz solución de problemas que nos permitan reanudar inmediatamente la actividad cuando falle el sistema; o, en materia de útiles de oficina y papelería, que nos aseguren un eficiente suministro de materiales ante posibles imprevistos.

 

ACTIVIDADES CLAVE

Cuando hablamos de actividades clave, pensamos en todo aquello que es necesario para hacer efectiva nuestra propuesta de valor, atendiendo al tipo de producto o servicio que ofrecemos al público. En este sentido, estas actividades clave pueden estar relacionadas con la producción, la distribución, la solución de problemas…

Para nuestro despacho de abogados, podríamos considerar actividades clave en nuestro quehacer diario las siguientes:

  • Citar y/o pasar consulta a los clientes.
  • Análisis exhaustivo de los asuntos.
  • Preparación de juicios con los clientes.
  • Redacción precisa y puntual de escritos, a fin de poder comentar con los clientes aquellas cuestiones que consideremos oportuna y tener tiempo suficiente de realizar posibles modificaciones antes de su presentación o envío.
  • En su caso, actualización del blog o de las redes sociales.

 

SOCIOS CLAVE

Los socios clave son aquellos que van a contribuir a potenciar nuestra propuesta de valor y, por qué no, a incrementar nuestros ingresos.

En un despacho de abogados especializado en Derecho de Familia, podrían considerarse socios clave nuestros compañeros de despacho que ejerzan como abogados independientes (es decir, sin que juntos constituyamos una determinada firma); otros despachos o firmas que colaboren con nosotros; profesionales de materias ajenas al Derecho pero que, a menudo, se encuentran interrelacionadas (psicología, trabajadores sociales, economistas…); asociaciones, fundaciones e instituciones con las que colaboremos; asesores de marketing y desarrollo de negocio; etc.

 

ESTRUCTURA DE COSTES

Se trata de analizar y decidir qué costes debemos asumir necesariamente para poner en marcha nuestra idea de negocio.

En nuestro caso, como costes mínimos tendríamos los siguientes:

  1. Renta o adquisición de un local para destinarlo a despacho. No obstante, cabe la posibilidad, especialmente para Abogados noveles, de prescindir inicialmente de este coste y reunirse con los clientes en el Colegio de Abogados (aunque, lógicamente, atendiendo tanto a la disponibilidad de los clientes como al horario del Colegio de Abogados), por ejemplo, desarrollando el resto de funciones desde su vivienda.
  2. Coste que suponga amueblar el despacho y hacernos con todo el material necesario para el desarrollo de nuestra actividad, desde la adquisición de un ordenador hasta las carpetas de clasificación de expedientes.
  3. Gastos de suministros vinculados al local o piso en el que ejercemos la profesión: luz, agua, teléfono e Internet, en su caso comunidad de vecinos…
  4. Gasto en publicidad, dependiendo del tipo y cantidad de canales utilizados para ello.
  5. Coste de mantenimiento de la página web, en caso de tenerla.
  6. En su caso, suscripción a bases de datos, contratación de software o programas de gestión del despacho, etc.
  7. Gasto en papelería y útiles de oficina.
  8. En su caso, combustible para el vehículo (y, en ocasiones, renta de plaza de garaje) o tarjeta/billete del transporte público.

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EMPLEO Y CARRERA PROFESIONAL

Legal Project Management para principiantes

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INTRODUCCIÓN

En el ejercicio de la abogacía, resulta fundamental saber planificar y gestionar el tiempo, siendo muy importante para ello plantearse objetivos realistas que permitan realizar cada una de las tareas predeterminadas dentro de los márgenes horarios previstos.

Dado que en algunas ocasiones los Abogados no pueden calcular el tiempo exacto que van a emplear en algunas de sus labores diarias (por ejemplo, hora de salida del Juzgado, duración de reuniones con clientes…), es necesario establecer un margen de error razonable para no retrasar el resto de tareas establecidas para un día de trabajo, de tal manera que, en su caso, permitan avanzar o adelantar objetivos marcados para ese mismo día o, incluso, para días sucesivos. Y esto es así porque, en muchas ocasiones, la facturación dependerá del número de horas dedicadas a un asunto.

Es innegable que, tradicionalmente, el trabajo de los Abogados ha revestido un marcado carácter clásico en cuanto a los recursos utilizados para llevarlo a cabo y ha sido profundamente individualista, de tal manera que las habilidades y la implicación del Letrado eran directamente proporcionales a la satisfacción del cliente.

Sin embargo, con el crecimiento de las grandes firmas legales, la coordinación y el trabajo en equipo fueron ganando terreno en el ejercicio de la abogacía, lo que inevitablemente ha derivado en la necesidad de establecer plantificación, coordinación y control entre los miembros del equipo de trabajo.

Vista la necesidad de organización y gestión del tiempo de trabajo, desde hace algunos años, se han implementado metodologías y herramientas cuya finalidad es facilitar esta labor para los Abogados, desarrollando software, aplicaciones y programas informáticos capaces de gestionar el tiempo, lo que redunda en una mayor eficacia y eficiencia del servicio prestado por las firmas legales y ello, a su vez, en una mayor competitividad y en una mayor satisfacción de los clientes.

En este contexto, nace el Legal Project Management (Dirección de Proyectos Jurídicos), que ha demostrado poder reportar grandes ventajas competitivas en la labor diaria de los Abogados.

 

CONCEPTO DE LEGAL PROJECT MANAGEMENT

El Legal Project Management es un nuevo enfoque estratégico y organizativo que se traduce en la aplicación a la práctica legal de los conocimientos, técnicas y habilidades propios del Project Management. El Project Management es una disciplina que engloba organización, planeamiento, motivación y control de recursos con el fin de alcanzar los objetivos propuestos para realizar satisfactoriamente uno o varios proyectos dentro de las limitaciones establecidas, como pueden ser el alcance, el tiempo, la calidad y el presupuesto.

En otras palabras, el Legal Project Management implica la combinación de software, herramientas y técnicas que permitan gestionar recursos materiales y personales de una forma ágil y rentable, con la finalidad de mejorar y agilizar las soluciones profesionales que ofrecen las firmas legales y de los departamentos jurídicos de las empresas.

Se trata de tomar en consideración el riesgo económico que representa un asunto para el despacho, los recursos que necesariamente deben emplearse durante el proyecto, los procesos que necesariamente han de ejecutarse, la complejidad de los mismos, así como una duración y presupuestos aproximados que permitan calcular el valor que puede suponer para el negocio, es decir, la rentabilidad que la firma puede obtener.

Esta metodología va orientada a aportar un valor añadido al cliente, pues en los últimos tiempos los Abogados se encuentran con perfiles de clientes cada vez más exigentes en cuanto al conocimiento anticipado de los costes del trabajo encomendado al Letrado y en cuanto a la minimización de tiempo en la realización de las tareas, pero sin desatender la calidad del trabajo.

La consecuencia inmediata del nuevo perfil del cliente desplaza a un segundo plano, e incluso fuera del mercado, a aquellos despachos que pretenden destacar por su alto nivel de cualificación, pues a día de hoy no se pone en duda que el profesional debe estar cualificado para desempeñar la labor encomendada.

LA FIGURA DEL LEGAL PROJECT MANAGER

En toda dirección de proyectos debe existir un director o responsable de la gestión del proyecto, al que llamamos Legal Project Manager.

Para una correcta realización de las funciones propias de un Legal Project Manager, debería contarse con un experto en control, en organización y asignación de recursos y en planificación presupuestaria, pues se trata de tener la máxima certeza posible en cuanto al trabajo a realizar, la distribución del mismo atendiendo a los recursos disponibles y el coste que va a suponer para el cliente. En consecuencia, el Legal Project Manager no tiene por qué ser un abogado, aunque resulta conveniente que, en cierta medida, conozca el mundo jurídico y cuáles son las necesidades existentes en el mismo en cuanto a la gestión de proyectos.

En este sentido, el Legal Project Manager debe tener, entre sus habilidades, la de conocer y entender cuáles son las pretensiones del cliente, es decir, qué demanda el cliente del Abogado contratado, y, al mismo tiempo, ser un colaborador o coadyuvante del abogado, liberándole de cierta carga de trabajo sin aminorar su creatividad y el valor jurídico y personal que como profesional pueda aportar al caso concreto.

LEGAL PROJECT MANAGEMENT ¿PUEDE APLICARSE A TODOS LOS DESPACHOS DE ABOGADOS O A TODAS LAS TAREAS DEL ABOGADO?

Naturalmente, debe hacerse balance del coste económico y de tiempo que supone el diseño y la organización de un proyecto para determinar si el Legal Project Management puede reportar beneficio en cualquier despacho de abogados o para el desarrollo de cualquier trabajo jurídico.

Expertos en la materia, como Anna Marra o Eugenia Navarro, consideran que el Legal Project Management es perfectamente aplicable a todo tipo de despachos, con independencia de su tamaño y de su volumen de negocio, siempre que los recursos y la tecnología empleados se adapten a la situación concreta de cada despacho. En cambio, hay quienes aún miran con cierto recelo la aplicación de esta herramienta a los pequeños despachos.

Partiendo de esta premisa, podría decirse que el Legal Project Management resulta beneficioso tanto para las grandes firmas, como para los pequeños y medianos despachos. No obstante, es cierto que puede resultar más útil y necesario en grandes firmas legales, las cuales, a menudo, se organizan en equipos de trabajo, áreas o departamentos y en las que el volumen de negocio suele ser importante, siendo en muchas ocasiones necesaria la coordinación entre diferentes grupos de trabajo o departamentos. En estos casos, el control y la planificación se convierten en esenciales para desempeñar con éxito el trabajo encomendado.

En cambio, los pequeños despachos suelen estar formados por un único abogado o por varios que trabajan de manera independiente, o en los que el volumen de negocio es razonable, pero no desmesurado, por lo que quizá aplicar el Legal Project Management podría suponer un elevado coste. Esto no quiere decir que un despacho de tamaño pequeño o mediano quede inmediatamente excluido de la aplicación del Legal Project Management, pues cualquier despacho puede aprovechar los beneficios que reporta esta metodología, si bien los recursos y la tecnología necesarios serán lógicamente menores que en una gran firma.

Asimismo, se ha de analizar la complejidad de los asuntos que a menudo lleva el bufete, pues siempre reportará una mayor rentabilidad cuanto mayor sea la complejidad de los casos debido a que los asuntos más complejos requieren una mayor planificación y del proceso a llevar a cabo para cumplir el objetivo marcado.

VENTAJAS DEL LEGAL PROJECT MANAGEMENT

Teniendo en cuenta el concepto de Legal Project Management y su aplicación a todo tipo de despachos y de disciplinas jurídicas, se pueden destacar las siguientes ventajas para las firmas legales:

  • Equipara la práctica organizativa con la estrategia y cultura del despacho.
  • Aporta mayor eficacia a la solución profesional dada por el Abogado.
  • Permite generar respuestas más rápidas y flexibles.
  • Ayuda a prever los costes y reducirlos, no solamente para el propio despacho, sino también para el cliente.
  • Como consecuencia de la anterior, aumenta la satisfacción del cliente y su sensación de haber obtenido un valor añadido.
  • Asignación de los recursos necesarios para la consecución del objetivo, permitiendo para ello distribuir responsabilidades y tareas entre todas las personas que ejecuten el proyecto.
  • Reduce, e incluso en algunos casos elimina, el nivel de incertidumbre gracias a una correcta identificación y gestión de los riesgos.

CONCLUSIÓN

En definitiva, el Legal Project Management comienza a abrirse camino en el sector legal, al haber demostrado que reporta ventajas muy competitivas para las firmas legales al ser una herramienta de planificación y gestión que permite satisfacer las necesidades del cliente, optimizar los procesos de trabajo del Abogado y mejorar la comunicación entre cliente y Abogado.

A raíz de la interacción entre conocimiento, estructuras, procesos, entorno, tecnología, servicios y productos, se pretende trazar un plan de proyecto encaminado a la consecución de objetivos y responsabilidades, midiendo el progreso a lo largo de todo el proyecto y permitiendo conocer los aspectos que necesitan mejorarse.

Por lo tanto, las claves de esta herramienta son definir, planificar, ejecutar y cerrar un proyecto. Un minucioso estudio y desarrollo de estas cuatro fases de la gestión del proyecto va a suponer, con un escaso margen de error, que el despacho se ajuste al nuevo perfil de cliente, mucho más informado por las facilidades que ofrecen para ello las nuevas tecnologías, mucho más sensible al precio y mucho más exigente en cuanto a obtener un servicio inmediato de calidad que le aporte valor.

El Legal Project Management es un aliado para las firmas de abogados, que deben conocer y querer sus ventajas, ya que finalmente se van a traducir en grandes beneficios para las propias firmas, no solo en cuanto a la optimización de la organización interna, sino también en cuanto a la captación y fidelización de clientes.

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