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RGPD, reglamento general de protección de datos

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RGPD, reglamento general de protección de datos

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1.- ¿Qué es el RGDP o reglamento general de protección de datos?

RGDP, por sus siglas en español (Reglamento General de Protección de Datos) o GDPR en inglés (General Data Protection Regulation) es una normativa que tiene como objetivo regular la protección de los datos de los ciudadanos de la Unión Europea, dotándoles de más autonomía y control de sus datos.

Este reglamento fue aprobado por el Parlamento Europeo y El Consejo con el objetivo de unificar los regímenes de todos los miembros y de crear la primera normativa que regule esta materia. Entró en vigor el 24 de mayo de 2016, pero está obligada a cumplimentarse desde el 25 de mayo de 2018, periodo en el que las empresas han podido adaptarse.

 

2.- ¿A quién afecta la RDGP?

El Reglamento General de Protección de Datos afecta a todas aquellas empresas que, independientemente de su país de origen o de actividad, utilizan, recogen o guardan cualquier tipo de datos de ciudadanos europeos. De esta manera, aunque la organización se encuentre fuera de la Unión Europea, deberá respetar este reglamento para poder utilizar los datos de los ciudadanos.

En consecuencia, esta normativa por supuesto que también afecta a los residentes de la Unión Europea, los cuales pueden limitar los datos que quieren compartir y tienen el derecho a conocer la información sobre el tratamiento de ellos. Por lo tanto, pueden oponerse o solicitar la eliminación de datos inadecuados o corregir aquellos que estén incompletos.

 

3.- ¿Cuáles son los requisitos del RGDP para las empresas?

Con esta normativa las empresas tienen la obligación de informar acerca de la finalidad del tratamiento de los datos y obtener el consentimiento por separado de cada una de las finalidades. Este consentimiento debe ser claro y mostrar con un mensaje inequívoco las condiciones, para que cualquier usuario pueda conocer a que se enfrenta.

Por poner un ejemplo, si quieres que los usuarios se suscriban a una newsletter, el mensaje debe ser claro “Regístrate y suscríbete a la newsletter”, si quieres que los usuarios acepten las cookies de una página web, el mensaje también debe entenderse “Clic aquí y acepta que añadamos las cookies en tu dispositivo”.

Por otro lado, con el RGDP establecido, las empresas deben contar con un responsable que se encargue del tratamiento de los datos y cuente con una serie de responsabilidades, que demuestren que el tratamiento de los datos se realiza de acuerdo con la normativa. El responsable puede ser tanto una persona física como una persona jurídica o una Administración Pública. Este responsable tiene el nombre de Delegado de Protección de Datos (DPO).

 

4.- ¿Qué ocurre en caso de no cumplir la normativa de protección de datos?

Una de las consecuencias de este incumplimiento es la mala reputación que podría sufrir la empresa debido a la poca transparencia y falta de confianza. Este incumplimiento, que puede deberse a una mala adaptación o a un error administrativo puede ser investigado por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Esta investigación puede llevar a la empresa a enfrentarse a varias sanciones. En caso de ser un incumplimiento considerado poco grave, las sanciones pueden ser del 2% del volumen de facturación anual o de hasta 10 millones de euros. Los incumplimientos más graves pueden enfrentarse a multas del 4 % del volumen de facturación anual o alcanzar hasta 20 millones de euros.

Esperamos que este post sobre el Reglamento de Protección de Datos te haya servido y te haya orientado en lo que estás buscando. Si tienes alguna consulta o información que quieras compartir, puedes hacerlo en los comentarios.

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CURIOSIDADES

Transformación digital de la Abogacía y Legaltech

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La transformación digital avanza imparable en múltiples sectores. La abogacía no es una excepción: está experimentando cambios importantes que todo profesional en el mundo jurídico debe conocer para estar preparado ante los retos actuales y futuros.

 

¿Qué es la transformación digital?

Antes de adentrarnos a analizar las particularidades de la transformación digital en la abogacía es necesario delimitar el abstracto significado de “transformación digital”.

Es difícil encontrar una definición exacta de este término. Si leemos las distintas definiciones, podríamos llegar a la conclusión de que la transformación digital trata de lo siguiente: la adquisición de soluciones tecnológicas o la aplicación eficaz de la tecnología en la organización y procesos propios de un negocio con el fin de mejorar los servicios ofrecidos y, por ende, la experiencia de los clientes. Esta transformación permite que una empresa sea más competitiva y atractiva en el mundo digitalizado actual utilizando la tecnología como medio.

Teniendo en consideración la anterior definición y los objetivos de la transformación digital, es natural que nos preguntemos cómo se traduciría esta transformación en el mundo de la abogacía.

 

La transformación digital de la abogacía

Sin duda, la competitividad basada en la transformación digital ha llegado para quedarse. Aquellos despachos o asesorías jurídicas que no sean capaces de realizar a tiempo este viraje tecnológico podrían quedarse atrás respecto a sus competidores.

Asesorías:

Los cambios a implantar para una adecuada transformación digital pueden ser distintos dependiendo de las características concretas de la empresa o servicio ofrecido. Por ejemplo, las asesorías de empresas que tratan ámbitos como el fiscal o el laboral, podrían integrar sistemas para evitar procesos duplicados en la gestión de la asesoría o utilizar sistemas OCR (Optical Character Recognition) que permitan digitalizar un texto mediante el escaneo. Por otra parte, también sería interesante crear una carpeta digital que aúne diversos documentos para que tanto los profesionales como los clientes tengan fácil acceso a éstos.

Despachos de abogados:

En cuanto a los despachos de abogados, hay que indicar que el fenómeno Legaltech ha influenciado en gran medida en la transformación digital. En el siguiente apartado profundizaremos sobre el legaltech. Ahora es necesario hacer referencia a algunas de las acciones que se podrían llevar a cabo para iniciar esta transformación.

Esta transformación deberá centrarse, entre otras cosas, en mejorar la cadena de valor. Esta cadena de valor hace referencia a los cuatro ciclos de actividades propios del servicio jurídico generadores de valor para los clientes. Son los siguientes:

  • La búsqueda de la respuesta jurídica adecuada para el caso concreto.
  • La materialización de dicha respuesta.
  • La prestación del servicio como tal mediante diferentes interacciones.
  • La captación de nuevos casos.

¿Qué debemos hacer entonces para mejorar esta cadena de valor?:

Debemos ser conscientes de todos los ámbitos a transformar que, dependiendo del alcance que busquemos y su adecuación al despacho concreto, podrían estar resumidos con el acrónimo inglés SMAC:

  • Social: la comunicación entre las diferentes partes.
  • Tecnología móvil: los smartphones usados de modo profesional.
  • Análisis de datos: es vital realizar un adecuado análisis de los datos que nos interesen para tomar decisiones acertadas.
  • Tecnología cloud: esta tecnología permite contratar servicios a bajo coste como, por ejemplo, servicios de almacenamiento en la nube o bases de datos.

Dependiendo del análisis de estos cuatro aspectos, podremos conocer que ámbitos necesitan de una mayor transformación. Algún ejemplo de esta transformación podría ser la creación de una app para smartphones que permita a los clientes realizar consultas y obtener respuestas de modo sencillo. También podría establecerse una herramienta para facilitar la colaboración entre los distintos integrantes del despacho.

Otro punto vital para la transformación digital sería el establecimiento de una página web atractiva, la actividad en las redes sociales o la realización de trabajos de SEO (Search Engine Optimization) para la mejora del posicionamiento de la página web del despacho en los resultados ofrecidos por el buscador de internet.

Si entramos ya en tecnologías más avanzadas podríamos incluso hablar de la aplicación de la Inteligencia Artificial (IA) en los despachos de abogados. Un ejemplo de ello sería su uso en los procesos de selección. La IA es capaz de determinar si un candidato es adecuado para el puesto al que aspira mediante el análisis de toda la información dispuesta en internet sobre esa persona. La IA puede apoyar también la gestión del despacho o hasta puede llegar a generar respuestas óptimas para la resolución de los casos con la introducción de todos los datos necesarios en el sistema.

 

Legaltech

Concepto:

Tanto abogados como estudiantes de Derecho hemos oído alguna vez el término Legaltech y, quizás, en un primer momento, no habremos sabido determinar con exactitud a qué hacía referencia. legaltech es la abreviatura utilizada para Legal Technology. Esta “tecnología legal” engloba las tecnologías que pueden ser utilizadas para prestar servicios legales. Cabe destacar que a día de hoy existe un debate sobre si el término legaltech debe ser sustituido por el de lawtech ya que este último implica el uso de la tecnología más innovadora en aspectos que rebasan lo eminentemente jurídico.

Podríamos definir legaltech como la regulación de la tecnología para proveer servicios legales. Se engloba aquí un conjunto de herramientas para facilitar numerosas tareas realizadas en el sector legal, aumentándose la eficiencia y reduciéndose los costes de éstas. Además, el uso de estas tecnologías puede encararse a la mejora del contacto entre los clientes y abogados. Se está incluso planteándose el uso de robots que puedan asesorar en cuestiones sencillas, lo cual otorga más tiempo para que los abogados puedan dedicarse a cuestiones más complejas que requieran necesariamente de sus aptitudes.

¿Qué herramientas ofrece el legaltech?:

Tal y como mencionamos anteriormente, un ejemplo del uso de la tecnología en el ámbito legal consistiría en la aplicación de un software para mejorar el contacto entre los distintos profesionales del ámbito jurídico y los clientes. También se han utilizado estas tecnologías para implantar programas que realicen ciertas tareas mecánicas de forma automatizada, tales como el análisis o redacción básica de un gran número de documentos, liberando así al abogado de una importante carga de trabajo. No obstante, a pesar del gran número de opciones que nos ofrece el legaltech, se deberá barajar qué combinación de tecnologías es la más adecuada dependiendo del tipo de despacho y  su tamaño.

Las tecnologías utilizadas para la formación de servicios legaltech son de lo más diversas. Algunas de ellas son:

  • Big Data: El Big Data o macrodatos, define un conjunto de datos caracterizados por su gran volumen, variedad y velocidad de entrada (las tres “V”). Esto impide que puedan ser analizados con las técnicas tradicionales y es la razón por la que se necesitan tecnologías específicas para ello. El análisis de estos datos permite tomar decisiones estratégicas a otro nivel. Un ejemplo del uso del Big Data en legaltech sería el almacenaje de todas las resoluciones de un juzgado en la nube para que se determinara mediante análisis si ese juzgado es favorable a la demanda que queremos presentar. Se podría incluso comparar las resoluciones de varios juzgados para saber cuál sería más favorable a la causa de nuestro cliente.
  • Blockchain: La definición de Blockchain es bastante compleja, sin embargo, podemos decir que se trata de una base de datos distribuida en distintos servidores (peer to peer). Esta base de datos recopila transacciones o registros y contiene un registro de tiempo (timestamp) para averiguar cuando se han realizado estas acciones. Su uso en legaltech aún está por determinar, pero ya se ha propuesto registrar ciertos documentos en Blockchain para que estén cifrados y, por tanto, seguros.
  • Bots: Son programas informáticos constituidos por instrucciones preestablecidas que se dedican a realizar tareas automáticas. Existen programas robot que pueden realizar tareas automáticas tales como rellenar documentos. Además, se está dando un mayor uso de los ChatBots en el ámbito legal con el fin de simular un abogado virtual que pueda responder preguntas sencillas de los clientes.
  • Machine learning: Finalmente haremos referencia al machine learning. El machine learning se basa en programar un algoritmo para una máquina y entrenarlo para que obtenga un aprendizaje que le permita realizar ciertas tareas sin necesidad de intervención humana. Con el paso de los días, la máquina toma tantas decisiones que por sí sola puede elegir la decisión más conveniente. Es más, en este ámbito se puede hacer uso del Big Data para la detección de múltiples conductas y patrones futuros. Un ejemplo del uso de machine learning en legaltech lo tenemos en la automatización de ciertos procesos que el ordenador ya ha aprendido a realizar, de modo que los abogados ya no deben hacerlo.

Oportunidades para emprender:

Legaltech no es solo tecnología aplicable a tareas del mundo legal, sino que puede ser la oportunidad para emprender un negocio y ser nosotros mismos los que ofrezcamos estos servicios en el ámbito jurídico. De hecho, España es el segundo país en Europa donde se invierte en estas tecnologías. A día de hoy existen interesantes startups españolas que ofrecen estas tecnologías tales como Red Points, el cual ofrece un software para la identificación o eliminación automatizada de falsificaciones y contenido digital procedente de la piratería, o Reclamador, cuya función en encargarse de gestionar reclamaciones online contra aerolíneas, ayuntamientos, bancos etc.

Ya fuera de España encontramos empresas legaltech con bastante recorrido como la estadounidense Legalzoom, la cual pretende acercar los servicios legales a ciudadanos de clase media. Ofrecen la formación de documentos legales u otras actividades como el registro de una marca con o sin necesidad de abogado. Existe incluso un modelo de suscripción para obtener asesoramiento legal a un precio asequible. También ofrecen servicios para la constitución de negocios.

Otro ejemplo de empresa legaltech es Casetext. Casetext ofrece un buscador de jurisprudencia y todo tipo de documentos legales de forma muy precisa a precio asequible. También permite acceder a análisis sobre los diferentes juzgados y abogados.

Estas empresas son solo ejemplos, pero existen muchas más tales como Clerky, Rocket Lawyer, Ravel Law, Ross etc.

Como podemos observar, iniciar una startup para ofrecer servicios legaltech puede ser un proyecto más que interesante que puede ayudar a mejorar el sector legal de forma significativa.

 

Conclusiones:

La transformación digital ha constituido toda una revolución en el mundo de la abogacía. Las diferencias competitivas entre aquellos que apuestan por la innovación y aquellos que se niegan a los cambios se están percibiendo más que nunca. Es por ello que es necesario adaptarse para no quedarse atrás y entender esta transformación como una oportunidad para mejorar.

Por otra parte, conocer el legaltech y sus potenciales beneficios es esencial para todo aquel despacho que pretenda obtener un mayor éxito en su transformación digital. Además, brinda nuevas oportunidades de negocio que podrían redirigir nuestro futuro profesional.

Autor: Rebeca Centelles Ebrí, graduada en Derecho por la Universitat Jaume I, apasionada por la tecnología y el Derecho. Actualmente cursando el Máster de Acceso a la Abogacía por la Universitat Jaume I.

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