¿Qué ocurre en el despacho cuando el equipo se encuentra con un caso muy complicado? ¿Entramos en pánico colectivo o tenemos un sistema de gestión ágil y apto para resolver el reto que se avecina? La respuesta a estas dos preguntas será la que nos indique si la metodología scrum nos interesa o no.
¿Qué es la metodología Scrum para abogados?
Scrum es una metodología de gestión de proyectos en los que el nivel de incertidumbre es alto. Scrum apuesta por la cita romana de “divide y vencerás”. Así es, Scrum consiste primordialmente en dividir un proyecto complejo en bloques más sencillos y reducidos. A cada bloque se le añade su respectiva fecha y a ellas corresponderá a su vez, revisiones, control, optimizaciones y ajustes. Perfecto para proyectos y casos que van cambiando, porque mes a mes, o semana a semana (depende de la programación) podremos ir comprobando si se necesitan cambios o ajustes para mejorar el avance del proyecto. Esta metodología tiene su origen en proyectos relacionados con el desarrollo de productos. Sin embargo, ¿Podría ser de aplicación en el sector legal? Sabemos que no es lo mismo el desarrollo y seguimiento de un producto a un proyecto legal, pero ¿por qué no resolver problemas legales con herramientas de otras áreas del conocimiento?
¿Innovación Vs. Abogacía?
No es noticia decir que la abogacía es un sector que se caracteriza por la tradición. La innovación en el sector legal se está abriendo paso, pero son muchos los profesionales que no tienen ni los recursos ni el tiempo necesario para estar al día de todo.
De hecho, muchos despachos han tratado de innovar con métodos ágiles y no han acabado en buen lugar, ya que muchos equipos han acabado frustrados. No obstante, una generalidad o una excepción no puede ser la norma y cerrarnos a nuevos horizontes sería un error. Hay firmas legales que lo han conseguido y han hecho de la innovación su mejor baza tanto en eficiencia como en promoción. Grandes firmas y pequeños despachos, pues la innovación no exige contar con programas caros o revoluciones industriales. Métodos ágiles y flexibles generan soluciones reales y válidas.
Scrum: beneficios para la comunicación y la productividad de tu despacho
En el día a día de un despacho de abogados la organización pasa por la planificación de acciones y un control centralizado de las decisiones (en la mayoría de los casos, no en todos). Este tipo de gestión clásica de los casos no da lugar a la toma de decisiones ágiles y colaborativas porque no es posible. Al final, el peso recae en las mismas personas y la jerarquía marca los tiempos. Con Scrum esta gestión está obsoleta porque cada miembro tiene autonomía y tiene poder de decisión.
Roles en la metodología Scrum
El enfoque colaborativo y la comunicación transversal exige una colaboración estrecha entre los miembros del despacho para para trabajar con Scrum.
-
Cliente: El cliente es el centro de la metodología Scrum y requiere de él una comunicación asertiva con los abogados donde el equipo le ofrecerá un soporte empático y resolutivo para la comunicación constante.
-
Scrum Master: Podría etiquetarse como la persona responsable de la coordinación del proyecto legal y será quien supervise que el proyecto fluye sin inconvenientes y que cada compañero cuenta con las herramientas necesarias para el trabajo. Además, debe conocer la metodología como el que más.
-
Otros miembros del despacho: asistentes legales, abogados, secretarios, terceros, entre otros. Todos ayudan a conectar las diferentes tareas y fases del proyecto.
¿Cómo funciona la metodología Scrum para abogados?
Vamos al lío. Imaginemos que aterriza un nuevo cliente con un caso muy complejo que exige la colaboración de diferentes profesionales del despacho y otros agentes externos. Lo primero que haremos será escuchar al cliente: objetivos y necesidades. Y lo segundo que haremos será sentar al equipo y acordar la planificación legal del proyecto, que pasa por los siguientes puntos:
-
Determinar los objetivos a corto plazo.
-
Calcular el tiempo para cada tarea y persona.
-
Junto al cálculo anterior deberemos fijar fechas de entrega y de revisión. Mi recomendación es que el responsable fije unas categorías de tiempo donde el cálculo de tiempo esté predefinido en intervalos cortos para cada tarea.
-
Programación de un calendario común y fijación de un día de revisión para ir ajustando los tiempos de cada tarea y analizar si está siendo efectivo el sistema. El objetivo es mantener un ritmo alto de productividad.
-
Reuniones colaborativas. Sin duda Scrum exige reuniones periódicas cortas donde se ponga en común el trabajo hecho y la evolución del caso. No se trata de reuniones extensas sino más bien, todo lo contrario.
¿Cómo sería una reunión con la metodología Scrum?
Muchos despachos ya aplican las reuniones cortas y semanales en los hábitos de equipo porque es una forma de mantener al día a todo el despacho de lo que sucede. Por tanto, si ya formas parte de uno de estos despachos incorporar el método Scrum no será muy difícil porque este tipo de reuniones cortas y periódicas tienen prácticamente el mismo fin. Actualizar al equipo, hacer un seguimiento de los casos y los plazos, informar de las novedades, analizar resultados, etc.
Así pues, un ejemplo sería una reunión de 15 minutos común a todos los miembros implicados en la metodología Scrum bajo la batuta del Scrum Master. No obstante, no nos equivoquemos, no es que esta persona sea el líder, el Scrum Master es quien fomenta la colaboración y se esfuerza para que todo fluya. Todos reman en la misma dirección.
¿Herramientas que puedan ayudar en la metodología Scrum?
Hoy en día, existen muchas herramientas colaborativas que pueden servir como soporte para el despacho. Herramientas que sirven de conexión para el equipo. Por ejemplo:
-
Slack.
-
Herramientas colaborativas de Google. Por ejemplo, Google Drive.
-
Trello.
-
Skype.
-
Herramientas colaborativas de Microsoft.
¿Y cuál es la clave para que la metodología Scrum sea un éxito?
La clave para que Scrum funcione en tu despacho o en un proyecto legal es que todos los participantes se impliquen. Se trata de una cuestión de responsabilidad, independencia y confianza. Al finalizar del proyecto o de un caso donde se ha aplicado esta metodología es importante tener una reunión retrospectiva donde el equipo medite sobre aquello que funcionó y aquello que se pudo hacer mejor. Después de todo el éxito radica en que se lleven a cabo ajustes eficientes en cada momento para que realmente sea productivo la aplicación de la metodología Scrum.
Scrum es una metodología de gestión muy interesante cuya funcionalidad puede ser explotada por el sector legal. De igual forma, Scrum beneficia al cliente y no solo al despacho porque tiene la capacidad de mantener al día a éste de todo lo que acontece a su caso. Si quieres innovar en la gestión de los proyectos legales de tu despacho, Scrum puede ser un primer paso para ello. Y gratis.
Yahaira Agredo Velásquez. Especialista en comunicación y marketing jurídico. Colaboradora y community manager de Todojuristas.
[/vc_column][/vc_row]