Antes de comenzar vamos a ser honestos, las reuniones virtuales en el mundo de la abogacía han cobrado vital importancia a raíz de la pandemia. Cierto es que antes de la COVID-19 ya se llevaban a cabo reuniones y eventos de forma online, pero no ha sido hasta que la pandemia llegó que el conjunto de la abogacía no se tomo en serio aquello de las reuniones virtuales. De hecho, más de uno y de una, aún tiene problemas con cuestiones sencillas como usar el Google Calendar, enviar la invitación de Zoom o abrir el Google Meet desde el móvil.

Ante esta situación, nuestra obligación es ver soluciones prácticas en lugar de problemas opacos, pues todos sabemos que las reuniones virtuales también tienen sus ventajas. Sobre todo, si sabemos sacar el máximo partido a las reuniones virtuales al tener en cuenta 4 aspectos clave para sacar el máximo partido al modo online. ¡Vamos a ello!

• Envía un correo resumen previo a la reunión virtual. Cuando un cliente o cualquier persona se va a reunión contigo de forma online, asegúrate de que queda claro en qué plataforma será la videollamada, si tiene que preparar documentación, de qué temas se van a hablar en la reunión, un tiempo de duración de la reunión online y, ante todo, no te olvides de destacar que estás deseando ayudarle.

• Cuida el fondo de tu videollamada. Además de tu vestimenta, tu fondo de reunión virtual también expresa. Causará una primera impresión que decidas ponerte una camisa o un vestido de un color u otro. Intenta que tu fondo sea sencillo o que se relacione con tu despacho. ¿Tal vez el logo en una esquina? Hay aplicaciones que personalizan los fondos virtuales.

• Alerta con tus expresiones faciales. Ya sabemos que las reuniones virtuales dificultan la comunicación porque quieras o no, a las personas nos gusta relacionarnos cara a cara. Sin embargo, tus expresiones verbales al igual que tu fondo y tu vestimenta también hablan de ti. Trata de sonreír y asentir con la cabeza para romper la barrera de la pantalla.

• Tu webcam de reuniones virtuales. Ahora llegamos a un punto fuerte. Muchos ordenadores traen webcam por defecto (la mayoría de los portátiles), pero muchas veces la calidad de la webcam deja mucho que desear. No se nos ve bien, perdemos calidad en la primera impresión, no sabemos qué fondo utilizar porque todos se ven fatal… Ahora bien, existen soluciones económicas y factibles que pueden ayudarte. Existen webcams desde 11 euros hasta el dinero que quieras invertir en una. Si eres de los que saben que las reuniones virtuales han llegado para quedarse, te interesarán estas recomendaciones. ¡Atento jurista porque tengo algunas sugerencias para ti!

Algunas opciones de webcam interesantes para abogados:

Entre las diferentes opciones que se mencionan en el punto anterior hay que tener en cuenta lo siguiente para elegir la webcam más adecuada a nuestra actividad. Primero, debemos tener en cuenta nuestros recursos económicos. Segundo, la frecuencia de uso de la webcam ¿Realmente necesito una webcam? Tercero, ¿la webcam tendrá otros usos aparte de las reuniones virtuales? Como todos sabemos, muchos Youtubers o profesionales que llevan a cabo webinars también utilizan webcams, por tanto, si queremos una webcam para grabarnos en video y luego compartirlo en redes sociales quizá lo más adecuado sería mirar una webcam más profesional. Si es así, equivale a más dinero. Igualmente, podéis consultar más información en los foros de internet y consultar en otros medios otras opiniones profesionales. Seguro que con paciencia e investigación podréis encontrar la mejor opción para vosotros.

¿Sabías que LinkedIn es una de las mejores plataformas para encontrar empleo valoradas por los usuarios? ¿Y entonces por qué no encuentro empleo? ¡Anota estos consejos y verás como tu suerte cambia! 

1. Crea una buena red de contactos: Arma una buena red de personas que puedan aportarte algo laboralmente hablando. Puede ser con los post que compartan o con las ofertas que publiquen, entre otros.
2. Activa las alertas de empleo que te interesen: ¡De esta forma no se te escapará ninguna! Te llegarán las ofertas del campo que hayas seleccionado de forma directa al e-mail.
3. Activa la función #OpentoWork: Si activas esta función cualquier persona que esté en búsqueda de  empleados podrá ver que tú buscas empleo.
4. Crea una URL personalizada: Conseguirás posicionarte mejor en Google, además de mejorar tu marca personal: Es muy sencillo solo haz click Editar URL y perfil público en la ventana de  tu perfil.
5. Destaca tus habilidades con los test: Los test de aptitudes de LinkedIn son una de las herramientas de más utilidad ¿Has probado a hacer alguno ya?

Ahora te toca a ti, ¿Qué otros trucos utilizas?

¿Qué ocurre en el despacho cuando el equipo se encuentra con un caso muy complicado? ¿Entramos en pánico colectivo o tenemos un sistema de gestión ágil y apto para resolver el reto que se avecina? La respuesta a estas dos preguntas será la que nos indique si la metodología scrum nos interesa o no.

¿Qué es la metodología Scrum para abogados?

Scrum es una metodología de gestión de proyectos en los que el nivel de incertidumbre es alto. Scrum apuesta por la cita romana de “divide y vencerás”. Así es, Scrum consiste primordialmente en dividir un proyecto complejo en bloques más sencillos y reducidos. A cada bloque se le añade su respectiva fecha y a ellas corresponderá a su vez, revisiones, control, optimizaciones y ajustes. Perfecto para proyectos y casos que van cambiando, porque mes a mes, o semana a semana (depende de la programación) podremos ir comprobando si se necesitan cambios o ajustes para mejorar el avance del proyecto. Esta metodología tiene su origen en proyectos relacionados con el desarrollo de productos. Sin embargo, ¿Podría ser de aplicación en el sector legal? Sabemos que no es lo mismo el desarrollo y seguimiento de un producto a un proyecto legal, pero ¿por qué no resolver problemas legales con herramientas de otras áreas del conocimiento?

¿Innovación Vs. Abogacía?

No es noticia decir que la abogacía es un sector que se caracteriza por la tradición. La innovación en el sector legal se está abriendo paso, pero son muchos los profesionales que no tienen ni los recursos ni el tiempo necesario para estar al día de todo.

De hecho, muchos despachos han tratado de innovar con métodos ágiles y no han acabado en buen lugar, ya que muchos equipos han acabado frustrados. No obstante, una generalidad o una excepción no puede ser la norma y cerrarnos a nuevos horizontes sería un error. Hay firmas legales que lo han conseguido y han hecho de la innovación su mejor baza tanto en eficiencia como en promoción. Grandes firmas y pequeños despachos, pues la innovación no exige contar con programas caros o revoluciones industriales. Métodos ágiles y flexibles generan soluciones reales y válidas.

Scrum: beneficios para la comunicación y la productividad de tu despacho

En el día a día de un despacho de abogados la organización pasa por la planificación de acciones y un control centralizado de las decisiones (en la mayoría de los casos, no en todos). Este tipo de gestión clásica de los casos no da lugar a la toma de decisiones ágiles y colaborativas porque no es posible. Al final, el peso recae en las mismas personas y la jerarquía marca los tiempos. Con Scrum esta gestión está obsoleta porque cada miembro tiene autonomía y tiene poder de decisión.

Roles en la metodología Scrum

El enfoque colaborativo y la comunicación transversal exige una colaboración estrecha entre los miembros del despacho para para trabajar con Scrum.

• Cliente: El cliente es el centro de la metodología Scrum y requiere de él una comunicación asertiva con los abogados donde el equipo le ofrecerá un soporte empático y resolutivo para la comunicación constante.

• Scrum Master: Podría etiquetarse como la persona responsable de la coordinación del proyecto legal y será quien supervise que el proyecto fluye sin inconvenientes y que cada compañero cuenta con las herramientas necesarias para el trabajo. Además, debe conocer la metodología como el que más.

• Otros miembros del despacho: asistentes legales, abogados, secretarios, terceros, entre otros. Todos ayudan a conectar las diferentes tareas y fases del proyecto.

¿Cómo funciona la metodología Scrum para abogados?

Vamos al lío. Imaginemos que aterriza un nuevo cliente con un caso muy complejo que exige la colaboración de diferentes profesionales del despacho y otros agentes externos. Lo primero que haremos será escuchar al cliente: objetivos y necesidades. Y lo segundo que haremos será sentar al equipo y acordar la planificación legal del proyecto, que pasa por los siguientes puntos:

• Determinar los objetivos a corto plazo.

• Calcular el tiempo para cada tarea y persona.

• Junto al cálculo anterior deberemos fijar fechas de entrega y de revisión. Mi recomendación es que el responsable fije unas categorías de tiempo donde el cálculo de tiempo esté predefinido en intervalos cortos para cada tarea.

• Programación de un calendario común y fijación de un día de revisión para ir ajustando los tiempos de cada tarea y analizar si está siendo efectivo el sistema. El objetivo es mantener un ritmo alto de productividad.

• Reuniones colaborativas. Sin duda Scrum exige reuniones periódicas cortas donde se ponga en común el trabajo hecho y la evolución del caso. No se trata de reuniones extensas sino más bien, todo lo contrario.

¿Cómo sería una reunión con la metodología Scrum?

Muchos despachos ya aplican las reuniones cortas y semanales en los hábitos de equipo porque es una forma de mantener al día a todo el despacho de lo que sucede. Por tanto, si ya formas parte de uno de estos despachos incorporar el método Scrum no será muy difícil porque este tipo de reuniones cortas y periódicas tienen prácticamente el mismo fin. Actualizar al equipo, hacer un seguimiento de los casos y los plazos, informar de las novedades, analizar resultados, etc.

Así pues, un ejemplo sería una reunión de 15 minutos común a todos los miembros implicados en la metodología Scrum bajo la batuta del Scrum Master. No obstante, no nos equivoquemos, no es que esta persona sea el líder, el Scrum Master es quien fomenta la colaboración y se esfuerza para que todo fluya. Todos reman en la misma dirección.

¿Herramientas que puedan ayudar en la metodología Scrum?

Hoy en día, existen muchas herramientas colaborativas que pueden servir como soporte para el despacho. Herramientas que sirven de conexión para el equipo. Por ejemplo:

• Slack.

• Herramientas colaborativas de Google. Por ejemplo, Google Drive.

• Trello.

• Skype.

• Herramientas colaborativas de Microsoft.

¿Y cuál es la clave para que la metodología Scrum sea un éxito?

La clave para que Scrum funcione en tu despacho o en un proyecto legal es que todos los participantes se impliquen. Se trata de una cuestión de responsabilidad, independencia y confianza. Al finalizar del proyecto o de un caso donde se ha aplicado esta metodología es importante tener una reunión retrospectiva donde el equipo medite sobre aquello que funcionó y aquello que se pudo hacer mejor. Después de todo el éxito radica en que se lleven a cabo ajustes eficientes en cada momento para que realmente sea productivo la aplicación de la metodología Scrum.

Scrum es una metodología de gestión muy interesante cuya funcionalidad puede ser explotada por el sector legal. De igual forma, Scrum beneficia al cliente y no solo al despacho porque tiene la capacidad de mantener al día a éste de todo lo que acontece a su caso. Si quieres innovar en la gestión de los proyectos legales de tu despacho, Scrum puede ser un primer paso para ello. Y gratis.