Software Jurídico para Bufetes y Despachos de Abogados

El sector jurídico es un entorno altamente competitivo en el que estas herramientas de gran utilidad, como el software de gestión para abogados, permiten diferenciarse de la competencia y obtener mejores resultados.

Disponer de este tipo de sistemas permite organizar con mayor eficiencia un despacho y aportar una ventaja competitiva respecto a competidores, permitiendo al abogado autónomo conocer métricas de negocio y disponer de una agenda organizada de vencimientos, así como una gestión óptima de clientes.

El mejor software para abogados es aquel que realmente se utiliza por el abogado y al que se le saca partido. Este tipo de herramientas son en ocasiones infrautilizadas por los abogados al no dedicar suficiente tiempo a formarse en cómo implementarlas y hacer uso de las mismas.

¿Qué es un software jurídico?

Para entender su utilidad, primero es necesario contextualizar qué ofrece y qué problema resuelve: la gestión integral del despacho.

En el mundo legal actual es imprescindible y prácticamente obligatorio poseer programas informáticos tales como el software para abogados para poder gestionar de manera eficiente un despacho, pero ¿en qué consisten y qué ofrecen este tipo de herramientas?

Definición y beneficios

Los softwares para abogados están orientados a optimizar los procesos y las actividades que desempeña cualquier profesional del sector o persona vinculada al área jurídica, es decir, se encargan de aspectos como la mejora de la productividad, la automatización de tareas repetitivas, la gestión de expedientes y el control de plazos procesales.

Asimismo, otro de los beneficios del software jurídico consiste en la administración eficiente de las relaciones con los clientes, lo que permite:

• transformar a las personas que han mostrado interés en el servicio en clientes y

• gestionar la relación con clientes de forma más efectiva, tanto en las comunicaciones, información sobre novedades en sus expedientes o gestión de la documentación.

¿Por qué los despachos necesitan un software de gestión?

Las razones para adoptar un software jurídico son operativas, organizativas y competitivas. Su ausencia puede perjudicar directamente a la calidad del servicio del despacho.

Los despachos de abogados precisan de estos softwares de gestión jurídica, ya que sin ellos la automatización de tareas legales o la optimización de tiempo y recursos resultaría más difícil.

Son herramientas que no son obligatorias, pero su no utilización podría suponer un deterioro en la experiencia del cliente, una menor capacidad para competir con otros despachos, una mayor desorganización respecto a las tareas y un mayor riesgo de errores.

Asimismo, es importante valorar el estado y características de cada despacho, y los recursos de gestión que precisa, no es lo mismo un despacho de una persona que aquel en el que existe un equipo de abogados que acceden a los expedientes. Tampoco es lo mismo un despacho que tiene un procedimiento judicial al mes o dos expedientes al mes que aquel en el que cada semana entran varios clientes o expedientes.

Características principales del software para abogados

Gestión integral del despacho de abogados

El software de gestión jurídica permite gestionar los casos, es decir, consigue mantener un registro organizado y bien diferenciado de todos los casos y expedientes. Entre otros aspectos, también incorpora detalles como la propia información de los clientes, la calendarización de los juicios, documentos relevantes y notas que se han podido realizar sobre los casos. Todos estos aspectos permiten lograr una gestión totalmente integrada de los despachos de abogados.

Acceso en la nube o instalación local

La elección entre software local o en la nube marca profundamente la operativa del despacho.

Por un lado, los softwares de instalación local requieren de una inversión inicial elevada, exigen encargarse del control y la seguridad dado a que el software estará instalado en los servidores del despacho; y en cuanto a la accesibilidad, se puede contar con la posibilidad de instalar el software en un servidor en la nube, lo cual aporta cierta flexibilidad. Este mecanismo dotará de una seguridad extra el tener la información en local físicamente evitando la dependencia de un proveedor externo en la nube, y pudiendo acceder a la información incluso sin necesidad de acceso a internet.

Por otro lado, los softwares para abogados en la nube suelen requerir una suscripción en la que se realizan pagos mensuales o anuales dependiendo de los módulos que se quieran contratar, el mantenimiento y la seguridad queda a cargo de la empresa proveedora y en cuanto a la accesibilidad, es posible acceder al software en cualquier lugar con acceso a Internet, por lo que facilita la colaboración en tiempo real de otros usuarios pertenecientes al despacho.

Seguridad y protección de datos

La protección de información confidencial es una prioridad absoluta en cualquier despacho.

Es imprescindible que cualquier software para abogados contenga ciertas medidas de seguridad y de protección de datos, ya que en los despachos se maneja información de un alto grado de confidencialidad. El software debe contener características de seguridad avanzada, autentificación de factores y encriptación de datos, de esta forma, es necesario tener en cuenta el cumplimiento normativo en España para cumplir con todas las leyes y regulaciones sobre la protección de datos. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) obliga a garantizar aspectos como la confidencialidad, la integridad, la disponibilidad y la transparencia.

Los despachos de abogados dan especial importancia a esta cuestión, ya que en los sistemas se carga información confidencial de clientes.

¿Cómo elegir el mejor software jurídico?

La elección no depende de un criterio universal, sino del encaje exacto entre las funcionalidades del software y las necesidades del despacho.

Factores a considerar

Es de vital importancia considerar las funcionalidades específicas como:

• Disponibilidad de los softwares jurídicos de poder gestionar documentos y expedientes

• Poseer una agenda

• Control de los plazos judiciales

• Sistemas de facturación y control de honorarios

• Gestión de clientes

• Integración con LexNet

• Automatización de escritos o plantillas

Además:

• Debe adaptarse al tamaño y estructura del despacho.

• Es clave que incluya soporte técnico.

• Debe ser intuitivo y cumplir normativa.

• Debe integrarse con otras herramientas como correo electrónico.

• El precio dependerá del nº de licencias y módulos contratados.

Comparativa entre los mejores softwares para abogados

No existe un “mejor software” universal, sino el que mejor encaja con cada despacho.

¿Cuáles son los mejores? La realidad es que resulta difícil pronunciarse:

Por una parte, tenemos los proveedores de editoriales históricas que ofrecían libros y manuales, posteriormente comenzaron a comercializar bases de datos y luego ofrecieron herramientas de gestión. Se trata de opciones normalmente de calidad y que para decantarse por una o por otra recomendamos realizar demos que permitan evaluar la usabilidad que más se adapta a nosotros y revisar bien las condiciones y lo que ofrecen.

Además, existen nuevos proveedores externos que se han especializado en el sector legal, como empresas de software generalistas que han desarrollado oferta que se enfoca en el sector, o empresas nuevas específicamente surgidas en el sector legal.

Ventajas del software de gestión para abogados

Automatización de tareas repetitivas

En los despachos se producen grandes ineficiencias derivadas de no existir sistemas y procesos claros que eviten las tareas repetitivas de poco valor añadido.

La automatización de tareas repetitivas como la creación de documentos jurídicos permite la optimización del tiempo y la reducción de errores humanos ya que las tareas automáticas minimizan el riesgo de errores en la gestión de documentos y en la programación de datos, lo que asegura una mayor precisión y cumplimiento.

Mejora en la comunicación con los clientes

El cliente del despacho es cada vez más exigente y quiere estar informado en todo momento del estado de su asunto. Asimismo, los casos cada vez son más complejos y suponen mayor documentación e información, por ello, es muy importante que toda la documentación de cada cliente esté perfectamente ordenada e identificada en un expediente.

Los softwares para los despachos de abogados mejoran la comunicación con los clientes debido a que permiten una gestión integral de las relaciones, permitiendo el seguimiento de las interacciones con los clientes y el mantenimiento de una base de datos organizada y actualizada. Además, con el software es posible gestionar automáticamente los plazos judiciales, evitando retrasos que pueden perjudicar las relaciones con los clientes.

Control de la tesorería y facturación

El software para abogados permite la automatización del proceso de facturación, por lo tanto, se garantiza que las facturas sean generadas y enviadas correctamente. Además de la buena gestión del control de los honorarios, se consigue un buen seguimiento de pagos, lo que facilita la gestión financiera y reduce el riesgo de impagos, una de las principales preocupaciones de las firmas.

Software jurídico online: soluciones en la nube

Las razones por las que resultaría interesante seleccionar un software jurídico online son variadas, entre ellas se encuentra el acceso remoto ya que los abogados y su equipo pueden acceder a la plataforma desde cualquier lugar y en cualquier momento siempre que se tenga acceso a Internet. Este aspecto será de gran utilidad para aquellos que requieran flexibilidad a la hora de trabajar desde distintos lugares o teletrabajar. Las soluciones en la nube generalmente incluyen actualizaciones automáticas, por lo tanto, se puede asegurar que siempre se tendrá disponible la última versión de estos programas.

De esta forma, se garantiza el cumplimiento de normativas y las mejoras de seguridad sin que los usuarios tengan que hacer nada. Asimismo, los grandes proveedores cloud o en la nube suelen tener sistemas de seguridad reforzados, ya que su uso es generalizado por muchas empresas y disponen de recursos para realizar inversiones que garanticen la seguridad.

Mejores opciones de software jurídico online

Prácticamente todos los proveedores de editoriales ofrecen servicios en la nube a los que se puede acceder desde distintos ordenadores permitiendo el teletrabajo y permitiendo identificar qué usuarios acceden y qué cambios realizan sobre los asuntos o documentos.

Asimismo, puede ser una buena opción contratar proveedores por ejemplo de alojamiento cloud en la nube generalistas, que no están especializados en nuestro sector (como Dropbox u otros) pero que ofrecen gran seguridad y garantías de que podamos subir ahí documentación.

¿Para quién está pensado un software jurídico?

Los softwares de gestión jurídica están pensados principalmente para profesionales y organizaciones del ámbito legal.

Despachos de abogados pequeños

Útiles para:

• centralizar expedientes

• automatizar tareas

• controlar plazos

• emitir facturas

• ahorrar costes administrativos

• profesionalizar la estructura

Bufetes grandes con múltiples áreas de práctica

Necesitan:

• reparto de tareas

• flujos de trabajo

• roles y permisos

• control documental con versiones

• informes y métricas avanzadas

Profesionales independientes y abogados autónomos

Encuentran especialmente útil:

• control de actividad

• automatización de escritos

• seguimiento de vencimientos

• facturación simplificada

• acceso rápido a información de clientes

¿Cuánto cuesta un software para abogados?

El precio varía en función del tamaño del despacho, modalidad tecnológica y funcionalidades.

Precio medio del software jurídico en España

El precio medio de un software jurídico en España puede variar enormemente desde unos 2.000 euros al año hasta soluciones de más de 10.000 euros al año. Todo dependerá del proveedor, de los accesos a empleados o de las herramientas que contratemos. Es importante decir que es recomendable empezar por un plan básico e ir aumentando según se incrementen las necesidades.

Por qué elegir nuestro software jurídico

Todojuristas no es un proveedor de software. Somos simplemente un portal que junta la oferta de distintos proveedores de confianza en un único lugar y permite al usuario conocer de forma simple las mejores herramientas que se ofrecen en el mercado. No obstante, es tarea individual del abogado que contrata evaluar concienzudamente qué herramienta se adapta mejor a su firma ya sea en solitario o si cuenta con un equipo de abogados.

Beneficios exclusivos para bufetes y despachos de abogados

• Soporte técnico especializado.

• Integración con otras herramientas de gestión.

 

¿Qué funciones principales ofrece el software jurídico?

El software jurídico es una herramienta que ofrece una gestión integral de los despachos de abogados que permite administrar expedientes, controlar plazos procesales y automatizar tareas repetitivas entre otros aspectos. Asimismo, los proveedores permiten contratar distintas funcionalidades según las necesidades de cada abogado o despacho.

 

¿Permite gestionar casos y expedientes de manera eficiente?

El software para abogados facilita un registro estructurado y claro de todos los casos, incluyendo datos sobre los clientes, fechas clave, documentación necesaria y notas internas. Esto normalmente supone una mejora en la eficiencia en la gestión de expedientes, pudiendo además optimizar y sistematizar procesos de una forma más simple y profesional.

 

¿Incluye herramientas para la facturación y control de pagos?

Sí. La mayoría de los programas de gestión jurídica incorporan facturación automática, seguimiento de pagos, control de honorarios y gestión de provisiones de fondos, ayudando a mejorar la rentabilidad del despacho.

 

¿Se pueden generar y almacenar documentos legales?

Sí. Se pueden generar documentos mediante plantillas automatizadas en los softwares para abogados, además de organizarlos por expedientes, clientes o fechas. Las herramientas que hay en el mercado facilitan la labor de almacenamiento de documentos de clientes, información, demandas, resoluciones judiciales o documentos internos (jurisprudencia, doctrina, documentos de apoyo etc.)

 

¿Gestiona citas y calendarios jurídicos?

Normalmente un software jurídico incorpora agendas digitales individuales y grupales y configuración de recordatorios automáticos. Estas agendas en muchas ocasiones pueden integrarse con Google Calendar y gestionar avisos y permiten hacer un seguimiento más ordenado de los casos.

 

¿Permite realizar seguimientos detallados de los casos?

Sí. Permiten seguir la evolución de cada expediente, registrar datos importantes, vencimientos procesales, historial de actuaciones, estados del expediente y evolución del caso, garantizando el cumplimiento de plazos legales.

 

¿Incluye herramientas de comunicación con clientes?

Sí. Muchos softwares jurídicos incorporan portales de clientes, notificaciones automáticas y sistemas de mensajería segura para mantener informados a los clientes en tiempo real.

Esto permite que el cliente esté en todo momento al tanto del estado de su caso, sin tener el abogado que hacer un trabajo de seguimiento tan laborioso, ya que suele ser la propia plataforma la que permite el acceso del cliente (con usuario y contraseña) y visibilizar cuál es su situación.

 

¿Se puede integrar con otros sistemas del despacho?

Sí. El software para abogados suele integrarse con LexNET, correo electrónico, Microsoft Office, sistemas contables y otras herramientas jurídicas. Además, normalmente los proveedores ofrecen facilidades para que todas sus herramientas se integren con los grandes proveedores de ofimática, e incluso disponen de servicios informáticos de apoyo con un coste extra normalmente que permitirían integrar con otros sistemas propios del despacho.

 

¿El software jurídico es en la nube o requiere instalación local?

Existen ambas opciones. El software jurídico en la nube permite acceso remoto y mantenimiento automático, mientras que el software local ofrece mayor control interno, aunque con mayor inversión inicial.

 

¿Se puede acceder desde cualquier dispositivo?

Sí. Los softwares jurídicos online suelen permitir acceso desde ordenador, tablet o smartphone, facilitando el trabajo remoto del abogado y permitiéndole consultar expedientes en movimiento cuando nos desplazamos por ejemplo al juzgado

 

¿Es compatible con dispositivos móviles?

Sí. Muchos programas para abogados cuentan con aplicaciones móviles para consultar expedientes, agendas y notificaciones desde cualquier lugar.

 

¿Se actualiza automáticamente para cumplir con normativas legales?

Los softwares de abogados en la nube incluyen actualizaciones automáticas que aseguran el cumplimiento normativo sin ningún tipo de intervención por parte del usuario. El proveedor es el que ofrece información sobre esto, pero normalmente los grandes proveedores se preocupan y dedican esfuerzos a que sus productos cumplan con la normativa, por ejemplo, de protección de datos.

 

¿Cómo protege el software jurídico los datos de los clientes?

Mediante cifrado de datos, autenticación de doble factor, control de accesos y protocolos de seguridad avanzados específicos para despachos de abogados. Dependerá de cada proveedor y habrá que evaluar que nos ofrecen.

 

¿Cumple el software jurídico con el RGPD?

Sí. Todos los softwares de gestión para abogados deben cumplir con el RGPD, garantizando la confidencialidad, la transparencia y la integridad. Es recomendable utilizar proveedores de confianza y que ofrezcan garantías y siempre informarse sobre estas cuestiones.

 

¿Los datos están cifrados?

Sí. El cifrado de datos en tránsito y en reposo es estándar en la mayoría de softwares jurídicos profesionales, aunque dependerá de cada solución.

 

¿Qué ocurre si cambio de software jurídico?

El proveedor debe permitir la exportación de los datos conforme a la normativa de protección de datos y portabilidad.

Uno de los problemas que más preocupa a los abogados es que cuando contratas un software pareces ya cautivo para siempre de ese proveedor, ya que tiene todos los datos de tus clientes y expedientes.

En caso de querer cambiar de proveedor a los abogados les preocupa mucho la migración de datos. Aquí debemos evaluar y preguntar previamente cómo se haría esto. Además, debemos tener en cuenta que la normativa de protección de datos obliga a los encargados de tratamiento (proveedores de software) a facilitar los datos que subamos en sus herramientas.

 

¿Incluye copias de seguridad automáticas?

Sí. La mayoría realiza backups automáticos diarios, aunque siempre se recomienda disponer de copias adicionales propias. Siempre es recomendable disponer de copias de seguridad propias realizadas por nosotros en local en discos duros o servidores físicos.

 

¿Es fácil implementar un software jurídico en un despacho?

Sí. Los softwares para abogados están diseñados para una implantación rápida, con interfaces intuitivas y asistencia durante el proceso de configuración.

 

¿Ofrecen formación para abogados y personal del despacho?

Sí. La mayoría incluye formación inicial, tutoriales y acompañamiento para maximizar el aprovechamiento del software jurídico.

Esto es importante ya que cuanto más lo utilices más positiva será tu experiencia. Es por ello que las editoriales siempre te apoyarán y ofrecerán soporte.

 

¿Existe soporte técnico especializado?

Sí. Normalmente se ofrece soporte por chat, correo electrónico o teléfono con técnicos especializados en software jurídico.

 

¿Cuánto tiempo lleva la configuración inicial?

Depende del volumen de expedientes y usuarios, pero la puesta en marcha suele ser rápida; la adaptación del equipo es el proceso más relevante.

Normalmente a las herramientas se accede con un usuario y contraseña, o con una muy breve instalación. Lo que suele tardar más es cargar en el sistema los expedientes que tenemos y aprender a utilizarla para sacarle el máximo partido para que realmente ayude al abogado.

 

¿El software jurídico incluye herramientas para áreas legales específicas?

Sí. Muchos softwares para abogados permiten personalizar flujos según áreas como civil, penal, laboral, mercantil o administrativo, e integrarse con bases de datos jurídicas.

Existen programas básicos, pero que luego se pueden customizar, aunque esto tendrá un precio cada vez más elevado.

 

¿Es adecuado para despachos de cualquier tamaño?

Sí. Existen soluciones para abogados autónomos, pequeños despachos y grandes bufetes, con planes escalables. Las editoriales ofrecen packs de distintos precios y formatos, y disponen de miles de clientes con características muy distintas.

 

¿Puede utilizarse con clientes internacionales?

Sí. El software jurídico no tiene normalmente limitaciones geográficas y permite gestionar clientes y procedimientos internacionales.

 

¿Permite cumplir con la facturación electrónica (Facturae y verifactum)?

Sí. La mayoría de los programas para abogados facilitan el cumplimiento de la normativa de facturación electrónica vigente. Deberás consultarlo con el proveedor específicamente, pero es lógico que los proveedores premium cumplan con la normativa.

 

¿El software jurídico reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas?

Sí. Normalmente consiguen automatizar las tareas más costosas, además de documentación, control de expedientes, facturación y gestión de plazos, permitiendo al abogado centrarse en el trabajo jurídico.

 

¿Incluye alertas o recordatorios automáticos para plazos importantes?

Sí. Notifica vencimientos procesales, citas, juicios y fechas clave para evitar errores o sanciones.

 

¿Permite analizar métricas de productividad del despacho?

Sí. Algunos softwares jurídicos avanzados ofrecen informes y estadísticas sobre la productividad del despacho para mejorar la toma de decisiones estratégicas.

 

¿Mejora la experiencia y satisfacción del cliente?

Sí. La organización, transparencia y comunicación automatizada transmiten profesionalidad y aumentan la confianza del cliente.

Con estos softwares se obtienen mejoras en la organización y el mantenimiento de una comunicación más fluida con los clientes y esto deriva a que el cliente perciba una mayor profesionalidad y compromiso por parte del despacho.