Eficiencia del tiempo y agenda. Productividad profesional

La Abogacía es, si cabe, la profesión liberal por excelencia. En un mercado donde las empresas tratan de sectorizarse y posicionarse en nichos concretos cada vez más rocambolescos, aún continúa vigente la figura del abogado “todoterreno” que no teme ni a pequeños ni grandes y firma cualquier tipo de caso que reciba. En ocasiones, incluso, vemos a abogados llevando a cabo tareas de gestión, no solo litigar en juicios.

El trabajo en la Abogacía, sobre todo para los letrados que comienzan en la profesión, es como la carne del cerdo: no se tira nada. Por ello, es de mayúscula importancia ser lo más eficiente posible en la gestión del tiempo, el mayor recurso que poseemos, en el cumplimiento del trabajo que va entrando.

Tengamos en cuenta que:

1. Cuanto más tardamos en solucionar trabajo que tenemos pendiente, más dinero estamos perdiendo, ya que nuestra capacidad de acoger nuevo trabajo es más reducida, al tener más volumen que atender primero.

2. Nuestra marca personal se ve debilitada. Si bien es cierto que el cliente, normalmente, carece de una noción básica de cuánto puede dilatarse un proceso o una tarea encargada a un letrado, la premisa es clara: en el menor tiempo posible y al menor coste posible. Por ello, postergar mucho la solución de una tarea puede hacernos quedar mal delante de nuestro cliente.

3. Lo que mal empieza, mal acaba. Si desde el primer momento no nos organizamos para ser eficientes, porque consideremos que no sea necesario en tal punto, cuando queramos hacerlo, nos costará más, dado que, al no haber sido organizados ni eficientes nunca, arrancar nos costará más. Es una especie de efecto de bola de nieve: a más tardemos en ponernos manos a la obra, más grande se hará la bola.

Por ello, aquí os dejo unos consejos básicos para empezar a gestionarte de forma eficiente en tu despacho, si bien cada cual, según su experiencia, podría añadir o quitar algo de la lista.

No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy… En tareas administrativas.

Las tareas administrativas nos acompañarán toda la vida. Hacer fotocopias, discriminar la documentación necesaria de la que no lo es, tener preparada la documentación a devolver a tu cliente… Toda organización es poca. La labor del letrado no es solamente ir a juicio a litigar. De hecho, esto puede ser a veces hasta lo de menos.

Cuanto más organizado sea uno desde el principio, más tiempo ahorrará en encontrar documentación necesaria, empezar a estudiar un caso pendiente, y evitar los nervios y la psicosis de creer que se ha perdido documentación… y que hay que volver a pedírsela al cliente (esto nos haría quedar bastante mal delante suya).

Toda casa ha de tener unos pilares consistentes, y la organización administrativa, en cualquier empresa y para cualquier profesión, ha de ser el primer paso.

Planifica tu descanso.

El descanso es importantísimo. Sin descanso, la productividad disminuye, y necesitaremos más horas para hacer el mismo trabajo. Por ello, tener planificados los descansos, para evitar el burn-out, es una estrategia más que inteligente. Recargar pilas para aprovechar la semana en adelantar todo el trabajo pendiente nos hará sentir seguros de nosotros mismos, grandes profesionales delante de nuestros clientes, terminar todo el trabajo a tiempo, no perder ningún plazo, etc.

A veces, más no es mejor, y saber qué día es necesario apagar el móvil y, simplemente, desconectar, nos ayudará a recargar pilas. Ya sabemos que la Abogacía es una carrera de fondo.

Ata en corto a tu mayor enemigo: tu cliente.

Es duro, pero real. A veces una tarea puede complicarse, o quitarnos el sueño, no por la tarea en sí, sino por nuestro propio cliente. Si bien para nosotros un caso puede ser rutinario, a nuestro cliente le puede estar pareciendo una odisea. Por ello, hemos de ser comprensivos y empáticos… sin dejar que se nos suban a las barbas.

Constantes llamadas, diarias (incluso varias veces en un mismo día) preguntando cómo va el caso para el que nos ha contratado, intentando confirmar que la información que al cliente le llega de una persona es cierta o no, poniendo en duda todo el rato nuestro trabajo porque alguien que pasó por lo mismo le contó que su abogado “se lo llevó” de otra forma, envío de whatsapps a cualquier hora para hacer cualquier pregunta de extrema urgencia (cuando en realidad no lo es), etc.

Es importante no mal acostumbrar a tu cliente, y dejarle claro cuanto antes y siempre que sea necesario que en la Abogacía todo tiene un proceso, y unos plazos, y que no por más que se pregunte y se interrumpa, el trabajo saldrá adelante antes. ¡Imagínate si todos los clientes llamasen varias veces en semana para preguntar lo mismo! Solo contestando llamadas supérfluas, no dispondríamos de tiempo para trabajar.

Por ello, el consejo que doy es ser claro desde el principio con tu cliente. Hablando claro nos entendemos todos, y “bailarle el agua” por quedar bien puede volverse en tu contra. Que no se te caigan los anillos por comentarle, con todo el respeto (eso, siempre) a tu cliente, que su preocupación, en el fondo, no es tan importante. La comunicación y la sinceridad son fundamentales. Y él te lo agradecerá.

Otro consejo podría ser tener dos teléfonos móviles, el de empresa y el personal. Y ponerte un horario de contestación de llamadas y whatsapps. Malacostumbrar a un cliente es, por ejemplo, que él te envíe un mensaje de madrugada y tú le contestes. Estarías abriendo una peligrosa veda, ya que él interpretará que eres un “abogado 24 horas”. Y no es así.

Utiliza las herramientas disponibles.

Utilizar una agenda y un calendario, al más clásico estilo, será útil. Hay que evitar por todos los medios llevar la información en nuestra cabeza. Produce mucha fatiga mental tener que hacer el esfuerzo de recordar algo muy importante. Solución: apúntalo, y despreocúpate. La tarea está ahí, escrita, para ser consultada cuando sea necesario. No tienes que preocuparte por recordarla, porque siempre estará ahí tu agenda.

En los últimos años, y gracias al auge de las tecnologías, han surgido diversas plataformas que te ayudan en la gestión de tu tiempo. Las más famosa y que siempre recomiendo: aquellas de Google. En Google Calendar, podrás apuntar tus citas y días de vencimiento de plazos importantes, y sincronizarlos con el móvil para no perderte ni una, en Classroom podrás crear diversas tareas y subir material como si de un archivador se tratase. Puedes crear tantas clases como clientes o casos tengas, y así tener las tareas de forma gratuita debidamente ordenadas.

Ponte un horario, y cúmplelo.

En ocasiones nos organizamos muy bien, pero después no cumplimos con nuestro propio horario. Intenta ser lo más metódico y calculador con él. E sto está estrechamente relacionado con la planificación de los descansos y de los momentos para contestar whatsapps y llamadas. Si te toca descanso, cumple tu horario, y descansa. Si has de llamar a un cliente, aunque no tengas ganas, cumple con tu horario, y hazlo. A largo plazo, lo agradecerás.

Es cierto que una persona que trabaja por su cuenta no tiene jefe, y ello le hace sentirse más libre o cómodo. Nada más lejos de la realidad, tu jefe eres tú y tu trabajo. No tendrás a nadie que te diga que tienes que cumplir con tu horario, por lo que tendrás que tener ese plus de responsabilidad. Tranquilo, pensando a largo plazo, como hemos dicho antes, lo terminarás agradeciendo, y mucho.