Guía definitiva de Teletrabajo para Abogados: Más de 15 consejos para superar con éxito el cambio de rutina

El teletrabajo o trabajo a distancia consiste en la prestación de servicios o en la oferta de productos desde un lugar distinto y alejado del centro de trabajo habitual, mediante el uso de medios informáticos y/o de telecomunicación.

La declaración del estado de alarma el pasado día 14 de marzo de 2020 ha potenciado considerablemente el teletrabajo en la casi totalidad de los sectores comerciales y profesionales –salvo aquellos en los que el teletrabajo resulta imposible, como las tiendas de alimentación, los servicios de reparto a domicilio, etc.–, entre los que se encuentra incluido el sector legal. El teletrabajo o trabajo a distancia consiste en la prestación de servicios o en la oferta de productos desde un lugar distinto y alejado del centro de trabajo habitual, mediante el uso de medios informáticos y/o de telecomunicación.

Un gran número de empresas, tanto nacionales como multinacionales, han venido aplicando desde hace algunos años esta nueva forma de trabajar. Sin embargo, no es habitual que los abogados o las firmas legales se decanten por el teletrabajo como forma habitual de prestar sus servicios, pues sigue imperando la idea tradicional de trabajar en un despacho u oficina, que sirve como punto de encuentro con los clientes y con otros compañeros.

Para muchos de estos profesionales jurídicos el teletrabajo se ha convertido en un reto, ya que en casa las distracciones pueden ser mayores que en el despacho u oficina, lo que repercute inevitablemente en el tiempo que se acaba dedicando al final del día a cada una de las tareas pendientes, en la eficiencia del trabajo desarrollado y en la productividad.

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En este sentido, los expertos recomiendan seguir una serie de hábitos para aumentar la productividad, reducir el estrés y realizar el trabajo de manera eficiente. A continuación, podéis encontrar algunos consejos de teletrabajo para abogados:

Delimitar el espacio de trabajo

Es fundamental tener claro qué espacio de la casa se va a dedicar única y exclusivamente para trabajar, ya que si decidimos trabajar desde el sofá o desde la cama, es probable que terminemos distrayéndonos y dejando a medias el trabajo empezado.

En este sentido, debemos buscar un lugar en el que podamos crear un ambiente de oficina. Para ello, pueden seguirse los siguientes tips:

• Acomodar una mesa o escritorio que sea lo suficientemente espacioso como para no amontonar todos los expedientes y documentos que debamos revisar o utilizar durante la jornada de trabajo.
• Utilizar una silla cómoda, que no sea rígida y que nos permita adaptar nuestra postura para evitar dolencias una vez terminemos nuestra jornada laboral.
• Adaptar una estantería o cajonera para almacenar y organizar los asuntos con los que debemos trabajar.
• Tener a disposición el material de oficina que precisemos (ordenador, certificado electrónico, bolígrafos, subrayadores, post-it, carpetas, clips, grapadora…).
• Que el espacio de trabajo esté próximo a una ventana que deje entrar la luz natural o, si no es posible, utilizar una lámpara o flexo de luz blanca y fría, pues esto nos permitirá estar más activos mientras estemos trabajando.
• Decorar nuestro lugar de trabajo a nuestro gusto, siempre de tal forma que nos resulte agradable para trabajar y no resulte muy cargado.

Continuar la rutina establecida para el trabajo presencial

Normalmente, cuando desempeñamos nuestro trabajo fuera de casa, seguimos diariamente unos hábitos para dirigirnos al despacho o a la oficina. Sin embargo, hay a quien le cuesta iniciar la jornada de trabajo en casa si no ha seguido previamente la rutina que tiene marcada e interiorizada. Si es tu caso, los expertos recomiendan no alejarse de esta rutina, aunque hayamos implantado el teletrabajo para este periodo de cuarentena.

En consecuencia, lo aconsejable es mantener los hábitos que ya hemos interiorizado para nuestra vida diaria:

• Activa tu alarma o despertador a la misma hora los días de la semana que tengas que trabajar.
• Desayuna como lo haces habitualmente, evitando los desayunos copiosos que puedan disminuir el rendimiento.
• Ponte el uniforme o el vestuario que dediques al trabajo, pues, de esta manera, tu mente asociará el cambio de vestuario con la obligación de empezar la jornada laboral. Para muchas personas, resulta muy complicado comenzar a trabajar y mantener la concentración llevando puesto el pijama, pues lo asocian con tiempo de descanso, lo que reduce la motivación y las ganas de realizar esas tareas pendientes.
• Incluso, haz ejercicio en casa si estás acostumbrado a realizar deporte al aire libre o en el gimnasio antes de acudir a tu puesto de trabajo.

Establecer horarios

Los abogados, tanto si son autónomos como si están contratados por firmas legales o por empresas, suelen dedicar a su trabajo diario más horas de las que equivaldrían a una jornada completa. Este exceso de jornada laboral se convierte en un craso error cuando hablamos de teletrabajo.

Seguramente, la inmensa mayoría de los abogados están pasando este periodo de confinamiento con sus familias –ya sean sus padres y hermanos, su pareja, sus hijos…–, lo que hace necesario distribuir las horas del día en distintas actividades. Entre ellas, se encuentra naturalmente el trabajo, pero también la familia, las tareas del hogar o simplemente el tiempo que cada uno quiera y/o necesite dedicarse a sí mismo.

Por este motivo, es recomendable establecer horarios para cada día de la semana y, para ello, es necesario conocer qué tareas debemos realizar cada día, qué asuntos son urgentes y cuáles pueden atenderse en otro momento. De esta manera, resultará sencillo dedicar un espacio temporal a cada una de las tareas pendientes.

Con la finalidad de establecer horarios que podamos cumplir, debemos tener en cuenta las circunstancias personales que nos rodean para evitar distracciones y cumplir con los objetivos marcados en tiempo. Por ejemplo, si hay que darle el desayuno a los hijos, si en un franja horaria determinada tenemos que atender a personas mayores, si somos nosotros quienes nos encargamos de preparar la comida, etc.

Atendiendo a estas circunstancias personales, podemos establecer un horario flexible, que no se desarrolle todos los días en el mismo espacio de tiempo según las necesidades que tengamos que atender. Esto no quiere decir que trabajemos solamente un día a la semana o algunos días sí y otros no, puesto que, en este sentido, es aconsejable establecer rutinas (por ejemplo, trabajar cinco horas cada día, con independencia de que esas cinco horas diarias se distribuyan de diferente manera a lo largo de la semana) y aprovechar las franjas de tiempo en las que nuestra productividad es mayor.

Realizar descansos regularmente

El hecho de establecer unos horarios no implica que debamos realizar toda la jornada de trabajo de manera seguida y continuada, sin descansos. Esto sería contraproducente y podría provocar saturación y estrés.

Es fundamental fijar los oportunos descansos, tanto durante la jornada laboral como una vez finalizada la misma. Es necesario descansar 5 o 10 minutos cada 45 minutos o una hora de trabajo, dependiendo de la densidad del asunto que estemos tratando; periodos más largos suponen una disminución de la concentración y, por lo tanto, del rendimiento y la productividad.

Asimismo, es importante mantener los días que habitualmente veníamos dedicando al descanso (por ejemplo, los sábados y los domingos), así como la hora a partir de la cual ponemos a fin a nuestro trabajo diario. Esto nos permitirá dedicar tiempo a nuestra familia y a nosotros mismos, lo que se traduce en desconexión del trabajo y en la relajación personal.

Evitar distracciones

Del mismo modo que adaptamos un espacio de nuestro hogar para llevar a cabo nuestro trabajo, es fundamental que el resto de la familia sepa que, mientras te encuentres trabajando, debes evitar los ruidos y las distracciones constantes.

Una de las distracciones más habituales, en el caso de aquellos profesionales que tienen hijos, es que éstos no alcancen a comprender que, aunque estés en casa, no pueden acudir a tu puesto de trabajo cada vez que quieran algo. En este aspecto, es muy importante fijar horarios para los pequeños en los que deban realizar una serie de tareas que les mantengan ocupados. De esta forma, será posible que todos podáis realizar las tareas encomendadas.

No anular las reuniones

Si antes de declararse el estado de alarma, tenías señalado en tu agenda una serie de reuniones con otros compañeros, con clientes, etc., no las anules ni las pospongas, a no ser que la otra parte te lo pida.

Actualmente, los medios telemáticos como Skype, Zoom, Hangouts, etc., facilitan que las citas de trabajo puedan seguir desarrollándose cuando no es posible hacerlo de manera física o presencial. Para ello, sigue simplemente el mismo guion o planificación que llevarías a cabo si la reunión se celebrara de forma presencial.

Mantener la calma y ser consciente de la situación

Probablemente, muchos abogados tuvieran muchos trámites pendientes ante Organismos públicos o Instituciones. Sin embargo, la situación que atravesamos ha obligado a que dichos trámites y gestiones deban realizarse de forma telemática, lo que, en muchas ocasiones, implica el colapso o el mal funcionamiento de la página web a la que debemos acceder.

Igualmente, es frecuente que los teléfonos inicialmente facilitados para atender consultas y realizar trámites se encuentren desconectados o que no obtengamos respuesta.

En estas situaciones, es muy sencillo llegar a un punto de desesperación e incluso agobio y estrés. Es fundamental mantener la calma y ser conscientes de las circunstancias en las que nos encontramos; lo contrario solamente nos empujará a frustrarnos y a abandonar el resto de tareas que teníamos fijadas para esta jornada de trabajo.

Mantener contacto con los compañeros

Resulta muy beneficioso mantener el contacto con los compañeros de despacho o de trabajo; incluso, en aquellos despachos de abogados en los que solamente trabaje un profesional, es recomendable que éste mantenga relación con otros compañeros durante la etapa de teletrabajo.

El hecho de contactar con los compañeros no debe ser un motivo de distracción, sino todo lo contrario: permite consultar dudas sobre asuntos que ambos tengáis entre manos; comentar cómo estáis viviendo esta situación y las dificultades que estáis encontrando para realizar algunas gestiones, pues esto está estrechamente relacionado con el consejo anterior, ya que si otros se encuentran en nuestra misma situación, es más fácil no caer en el caos y la desesperación; informar de las novedades y las nuevas medidas que se están adoptando durante el estado de alarma, lo cual puede ser beneficioso para tu trabajo y el de tus compañeros.