Inevitablemente, la creación de despachos de abogados integrados por varios Letrados, ya sean autónomos o asalariados o una combinación de ambos, hace surgir la necesidad de celebrar reuniones con cierta periodicidad para tratar muchas y muy distintas cuestiones.

Del mismo modo, es frecuente concertar reuniones entre los Abogados que asumen la defensa de la contra parte en un procedimiento judicial –especialmente cuando son varias personas las que intervienen como parte demandante/denunciante y/o como parte demandada/denunciada–, con la finalidad de intentar alcanzar un acuerdo que facilite el desarrollo e incluso la terminación del procedimiento.

Por otro lado, también existen reuniones con los clientes o potenciales clientes y reuniones de carácter más informal en las que pueden intervenir bien solamente Abogados o firmas legales, bien empresas o emprendedores pertenecientes a cualquier otro sector comercial o profesional. Esto último es lo que se conoce como networking.

En cualquiera de estos tres ámbitos, resulta de vital importancia que los bufetes de abogados lleven a cabo una adecuada gestión de las reuniones para lograr el objetivo propuesto con carácter previo a la celebración de la reunión.

Por ello, analizamos en este artículo diferentes tips o consejos que pueden ayudar a conseguir una gestión eficaz de las reuniones de Abogados.

– TENER PRESENTE EL TIEMPO

No son pocas las ocasiones en las que una reunión se alarga más de lo esperado y en las que, además, el tiempo invertido en la reunión no resulta productivo, lo que puede llevarnos a no cumplir con las tareas pendientes que teníamos marcadas en la agenda para ese mismo día y, por tanto, a incurrir en retrasos con la planificación diaria o semanal que teníamos prevista.

Expertos aconsejan no prolongar una reunión más de 60 minutos, especialmente si los temas a tratar en la misma revisten cierta complejidad, como podría ser una reunión dedicada a negociar un asunto jurídico. Esto es así porque nuestro nivel de concentración alcanza su cota máxima entre los primeros 30 y 60 minutos, disminuyendo progresivamente a partir de ese momento.

Sin embargo, algunos asuntos requieren que la duración de la reunión sobrepase los 60 minutos, en cuyo caso es recomendable establecer pequeñas pausas de entre 5 y 10 minutos, que se consideran suficientes para despejar la mente y poder reanudar la reunión donde había quedado antes del impasse.

– CONVOCAR A LAS PERSONAS ESTRICTAMENTE NECESARIAS

Estudios sobre la materia recomiendan el uso de la regla 8-18-1800. ¿Qué significa? El número máximo de asistentes o convocados a la reunión variará en función de cuál sea el asunto a tratar en la reunión o el objetivo de la misma.

Por ejemplo, si se celebra la reunión con el objetivo de realizar un brainstorming (por ejemplo, en el ámbito de reuniones en la esfera interna del propio bufete de abogados), el límite máximo de personas debería ser ocho, pues un número mayor resultaría contraproducente y generador de mayores conflictos.

Sin embargo, si un Abogado quiere comunicar a otros empresarios que va a prestar un servicio innovador en el sector legal (networking), sería viable convocar o invitar a 1800 personas, ya que la promoción del nuevo servicio podría ser útil para captar nuevos clientes entre los asistentes.

Por otro lado, cuando se conviertan reuniones entre los Abogados de las partes implicadas en un procedimiento judicial con el objetivo de alcanzar un acuerdo o de perfilar determinadas cuestiones que no estaban claras, no deberían asistir los propios clientes cuando la mala relación y los desencuentros entre ellos sean constantes y evidentes, ya que, en ese caso, su presencia solamente va a contribuir a entorpecer el desarrollo de la reunión e incluso a impedir que cada una de las partes logre el objetivo que se había propuesto. En este tipo de situaciones, resulta fundamental la confianza entre Abogado y cliente para que éste no dude de que aquel tiene plenas capacidades para iniciar y llevar a cabo una negociación en la que proteja de la mejor forma sus intereses.

Evidentemente, en cualquiera de los contextos, a la reunión deberían asistir todos aquellos Abogados que estén implicados en los asuntos que vayan a tratarse en la misma, pues establecer exclusiones haría que la reunión perdiera completamente la finalidad para la que fue señalada.

– ELABORAR UN PLANNING U ORDEN DEL DÍA

Es fundamental que todos los convocados a la reunión conozcan con antelación los aspectos fundamentales de la misma, tales como la duración, la hora y el lugar, los asistentes, los objetivos de la reunión, los temas a tratar, etc.

Hoy en día, la comunicación previa de estos aspectos resulta muy sencilla, ya que existen herramientas informáticas y tecnológicas de gestión de equipos y proyectos dedicadas a este fin, en este caso compartir la información necesaria para organizar adecuadamente la reunión.

Resulta especialmente importante que los objetivos de la reunión queden claros y que se trate de objetivos que merecen una reunión para ser tratados. Con esto, se viene a evitar el desarrollo de reuniones rutinarias que no conducen a conclusiones concluyentes o cuyos objetivos podrían haberse tratado de manera eficiente a través de otros medios (por ejemplo, por comunicación escrita).

Esta simple comunicación hará que los Abogados que vayan a asistir preparen la reunión con más detalle y detenimiento, ordenando las ideas que quieran manifestar y teniendo claros cuáles son sus objetivos. Con ello, se consigue agilizar y dinamizar el desarrollo de la reunión y, probablemente, ajustar la duración de la misma al tiempo que estaba inicialmente pensado.

– TURNO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS

Una vez iniciada la reunión, es aconsejable tratar todos y cada uno de los puntos del orden del día de manera ordenada, evitando ‘saltar’ un tema intermedio para después retroceder en el orden del día, pues ello podría derivar en que alguno de los puntos del día quedara sin tratar. De esta manera, queda asegurado que se abordan todos y cada uno de los temas propuestos.

Dado que a lo largo de la reunión intervendrán todos los Abogados asistentes a la misma, es aconsejable que cada uno de ellos anote aquellas dudas o cuestiones que considere necesario aclarar para comentarlas una vez se hayan tratado todos los puntos del orden del día.

En este sentido, siempre debe reservarse un espacio de tiempo al final de la reunión para que, una vez terminadas todas las intervenciones y abordados todos los temas, se puedan tratar aquellas preguntas o aclaraciones que los asistentes a la reunión consideren necesarias, de manera que se resuelvan todos los aspectos controvertidos. Esto redundará en que las decisiones adoptadas se ejecuten mejor a la hora de llevarlas a cabo.

En ocasiones, este turno de preguntas y respuestas se realiza tras tratar cada punto del orden del día, si bien tiene el inconveniente de que muchas de las dudas planteadas podrían haber quedado resueltas conforme avanzaba la reunión. Por ello, es más recomendable reservar el turno de preguntas y respuestas para el final de la reunión.

– EJECUTAR LAS DECISIONES ADOPTADAS

Es evidente que si los Abogados que convienen celebrar una reunión adoptan decisiones importantes en la misma (para los Abogados contratados en el bufete, para los clientes, para la propia firma de cada uno de los Abogados, según en cuál de los tres ámbitos señalados anteriormente nos encontremos), deben llevarse a cabo y hacerse efectivas.

Por ejemplo, si se ha celebrado una reunión entre los gerentes de un despacho de abogados y éstos acuerdan realizar cambios en la organización del trabajo encomendado a los Letrados asalariados sobre los que previamente les habían informado, resulta fundamental que tales cambios se hagan realidad, especialmente si habían aumentado la motivación de los trabajadores; de lo contrario, el resultado será decepción y desmotivación entre los Abogados contratados, lo que, sin duda, es contraproducente para el trabajo.

La comunicación y la oratoria revisten especial relevancia en el quehacer diario de los Abogados y afectan a todos los operadores jurídicos (Procuradores, Jueces, Magistrados, Letrados de la Administración de Justicia, Cuerpos de Gestión, Tramitación y Auxilio Judicial…). Esta realidad inevitablemente nos lleva a cuestionarnos si los estudiantes de Derecho reciben formación en esta disciplina.

Si ojeamos los Planes de Estudio del Grado en Derecho de distintas Universidades observamos que, en casi ninguno de ellos, existe una asignatura dedicada a esta materia pese a la importancia que tiene en el mundo práctico, en el mundo real en el que se aplica el Derecho; y, en los Planes de Estudio en los que sí encontramos alguna referencia a la comunicación y la oratoria, encontramos que se trata de asignaturas optativas o de asignaturas que dedican una mínima parte de su programa formativo a esta disciplina.

En consecuencia, no existe aún en las Universidades una conciencia de formar a los estudiantes de Derecho en comunicación y oratoria, y de hacerlo, además, con carácter obligatorio (no mediante asignaturas optativas). Este reflejo de los programas de formación en Derecho choca radicalmente con el sentir de la inmensa mayoría de los estudiantes de esta carrera universitaria, muchos de los cuales sienten verdadero miedo escénico o pánico a hablar en público.

Estos sentimientos encontrados entre el miedo escénico y el deseo de dedicarse profesionalmente en un futuro al ejercicio de la Abogacía no obtienen una respuesta satisfactoria por parte de la actual programación del Grado en Derecho, pues el miedo y las inseguridades son habituales cuando nos enfrentamos por primera vez a una sala de vistas, si bien se pueden trabajar y reducir considerablemente recibiendo una adecuada formación.

CONCLUSIONES

El arte de la oratoria y la comunicación se configuran como piezas clave de la labor que desempeñan los Abogados y, por este motivo, resulta conveniente y necesario que la formación en las habilidades comunicativas comience en las aulas, enseñando a superar el miedo escénico y a manejar técnicas de comunicación que se perfeccionen posteriormente mediante el estudio y la asistencia a cursos y seminarios por parte de los interesados.

El uso de una buena técnica argumentativa puede favorecer que un Abogado consiga un resultado favorable para los intereses de su cliente incluso cuando todo parecía perdido; de ahí, la importancia de conocer, mejorar y pulir este mundo tan desconocido para tantos profesionales del Derecho.

No obstante, y orientado sobre todo a aquellos que finalizaron ya su etapa de estudiantes universitarios, la asistencia como meros espectadores a la sala de vistas se convierte en muchas ocasiones en el mejor aprendizaje, ya que permite visualizar no solamente las técnicas empleadas por los Abogados que se encuentran en el estrado, sino también las reacciones que sus discursos provocan en las partes contrarias y en el propio Juez o Magistrado.

Todo Abogado es orador; en cambio, ser buen orador depende única y exclusivamente de cada Abogado, de su voluntad de llegar a serlo y de emplear los medios y recursos necesarios para conseguirlo.

GOOGLE ALERTS

Google Alerts es una herramienta que permite crear alertas para recibir, con carácter diario, semanal o mensual, contenido relacionado con las palabras o frases determinadas por el usuario. Por ejemplo, un despacho de abogados laboralista puede introducir los términos “despido objetivo” y, a partir de ahí, Google le enviará con la periodicidad que haya indicado las últimas noticias más relevantes sobre esta materia, lo que le permitirá estar actualizado.

FEEDLY

Feedly es una herramienta que permite al usuario suscribirse en aquellos portales que sean de su interés, así como ordenarlos y filtrarlos por categorías, de tal manera que pueda leer y visualizar sus contenidos sin tener que visitar cada uno de esos portales de manera individual. Por ejemplo, un bufete dedicado al sector de la propiedad industrial e intelectual puede tener a su alcance todas las novedades en el sector procedentes de distintos portales web. Deberá seleccionar los 10 blogs o periódicos que más le interesan y le aparecerán todos juntos en la misma aplicación actualizados para no tener que estar consultando individualmente cada uno de ellos, ni estando pendiente de su actualización. Otras herramienta similar es FLIPBOARD.

GOOGLE TRENDS

Google Trends es una herramienta gratuita que nos permite comparar la popularidad o tendencia de búsqueda de palabras clave durante un periodo determinado en una escala de 0 a 100, siendo 100 el punto más alto. La utilidad de esta herramienta está relacionada con el marketing digital, de manera que, por ejemplo, un despacho de abogados dedicado al Derecho de Familia puede consultar con qué frecuencia los usuarios buscan abogados matrimonialistas. Es decir, puede comparar los términos “divorcio” o “cómo divorciarse” y saber qué buscan los usuarios mas, permitiéndole este conocimiento tomar decisiones estratégicas y de marketing; por ejemplo, crear posts en el blog utilizando los términos que más buscan los usuarios. 

IFTTT

IFTTT (“If This, Then That”; en español, “Si esto, entonces aquello”) es una herramienta que permite crear y programar acciones en diferentes aplicaciones. A través de IFTTT, se pueden crear automatismos y rutinas (atajos), de manera que si, por ejemplo, subes un contenido a una red social, automáticamente puedes programar que se publique en las demás redes sociales que utilices. Es muy útil en un despacho para programar entradas que se han creado en el blog en distintas redes sociales a determinadas horas, sin tener que estar pendiente de ello.

EVERNOTE

Evernote es una herramienta web multiplataforma (disponible en ordenador, teléfono móvil, tabletas electrónicas…) que actúa como un archivo digital organizado en libretas, a través de las cuales se pueden gestionar notas, voz e imágenes. Esta aplicación es útil incluso para gestionar tareas y proyectos, de manera que su uso puede resultar muy eficaz en el día a día de un despacho de abogados.

INSTAPAGE

Instapage es un software online que permite crear landing pages o páginas de aterrizaje de forma rápida y eficaz, de manera que, al realizar una campaña publicitaria, en lugar de dirigir las visitas a la web corporativa del anunciante, se dirigen a otra web creada específicamente para esta finalidad. Instapage ofrece diversos diseños y son visualmente muy atractivos.

MAILCHIMP

Mailchimp es una plataforma que permite la automatización de envíos masivos de campañas comerciales y de marketing con aquellos clientes que previamente hayan prestado su consentimiento para recibir este tipo de comunicaciones. Se pueden crear distintas listas de contactos, una opción muy útil cuando los destinatarios de varias comunicaciones publicitarias no sean los mismos; incluso, si el usuario aún no dispone de una lista de contactos, esta aplicación genera automáticamente un formulario de suscripción que el usuario puede publicar en redes sociales para comenzar a captar contactos.

TED

TED (Tecnología, Entretenimiento, Diseño) es una aplicación que permite visualizar charlas y conferencias inspiradoras sobre temáticas muy diversas (motivación, educación, entretenimiento, negocios, política…) cuya duración media es de 18 minutos, por lo que puede tener efectos muy positivos en las empresas.

COURSERA

Coursera es una plataforma de enseñanza online, tanto gratuita como de pago, que tiene como finalidad ofrecer acceso gratuito a una educación de calidad desde cualquier parte del mundo. La ventaja es que los cursos han sido grabados previamente, por lo que el usuario tiene acceso a los vídeos, textos y tareas en cualquier momento. Por lo tanto, Coursera puede ser una herramienta muy útil para la formación continua de abogados y demás profesionales del Derecho e incluso para su especialización.

PREZI

Prezi es una aplicación que permite la creación y edición de presentaciones en línea, con una herramienta narrativa que emplea un solo lienzo para mostrar la totalidad de la presentación, en lugar de diapositivas tradicionales y separadas (como ocurre, por ejemplo, en Power Point). Para visualizar la presentación, permite utilizar zoom, con lo que se consigue un gran impacto en el público.

GOOGLE ANALYTICS

Google Analytics es un servicio gratuito prestado por Google que permite recabar información sobre los usuarios que acceden a la web de nuestro despacho de cara a tomar distintas decisiones de negocio. A partir de los datos recopilados, crea estadísticas y gráficos que recogen el número de visitantes, duración media de la visita, qué palabras clave se han utilizado para llegar a la web, etc.

PIXABAY, FREEPIK Y PEXELS

Son plataformas que ponen a disposición de los usuarios fotos, imágenes y vídeos de dominio público de alta calidad que se convierten en un recurso importante para el desarrollo de proyectos y presentaciones profesionales, para fines comerciales…

TRELLO

Trello es una aplicación de gestión de proyectos que permite organizar el trabajo tanto a nivel individual como en equipo de forma visual a través de tableros virtuales que, a su vez, pueden desglosarse en listas, las cuales recogerán las tareas. Ofrece la posibilidad de establecer prioridades y plazos, de generar alertas…, notificando cualquier modificación que se realice en los tableros, ya sea a través de la propia aplicación o por correo electrónico. Puedes utilizarlo para la gestión de proyectos, para organizar a los distintos miembros del equipo.

ZOOM

Zoom es una plataforma que permite organizar reuniones y videoconferencias entre personas que se encuentran en distintas ubicaciones. Para ello, basta con registrarse y obtener la clave de acceso a la reunión; una vez iniciada, se permite la comunicación a través de audio y vídeo, pero también por mensajería y compartiendo archivos, teniendo incluso la opción de pantalla compartida. Por lo tanto, es muy útil para reuniones profesionales.

SLACK

Slack es una herramienta de colaboración online pensada especialmente para proyectos en equipo, de tal manera que sus miembros se comunican a través de canales (privados o compartidos), enviando mensajes y compartiendo archivos, dando la opción de vincular otras apps para trabajar de una manera más eficiente. A su vez, es útil para organizar reuniones online, pues permite realizar llamadas de voz y/o vídeo.

HEROKU

Heroku es una plataforma en la nube que permite a las empresas crear y desarrollar aplicaciones, dejando a un lado la preocupación por las infraestructuras y centrándose en hacer llegar sus productos y servicios a un mayor número de personas o en ejecutar proyectos de innovación digital, como ventas, marketing, atención al cliente…

AMAZON WEB SERVICES, GOOGLE DRIVE, DROPBOX, WINDOWS AZURE y ICLOUD

Amazon Web Services (AWS), ICloud y Windows Azure son plataformas de servicios en la nube ofrecida por distintos proveedores que engloban servicios de infraestructuras de Tecnologías de la Información para empresas. Herramientas que permiten el almacenamiento, la modificación y el acceso a archivos desde distintos dispositivos, además de compartirlos. Podrás acceder a toda la información de tu despacho desde cualquier parte del mundo.

KEYWORD TOOL

Keyword Tool es una herramienta gratuita de Google que utiliza datos históricos para sugerir a los anunciantes aquellas palabras clave que están íntimamente relacionadas con su sitio web. Por lo tanto, es una herramienta muy útil para los profesionales a la hora de seleccionar las palabras clave para diseñar sus campañas SEM y conseguir posicionamiento web.

GOOGLE ADWORDS

Google AdWords o Google Ads es una plataforma de pago dedicada a la gestión de campañas de anuncios en dos grandes grupos de soportes: por un lado, las páginas propiedad de Google (Gmail, Google Maps, Youtube…) y, por otro lado, la red de anunciantes asociados (engloba páginas web, apps móviles, contenido

HOOTSUITE

Hootsuite es una plataforma web y móvil de gestión de redes sociales que permite interactuar, escuchar, analizar y seleccionar contenidos, así como brindar seguridad. Entre las redes sociales con las que trabaja esta plataforma se encuentran Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn, Twitter, Pinterest… Por lo tanto, es una herramienta muy útil para hacer un uso profesional de estas redes sociales, ya que permite administrar todas ellas desde un mismo lugar y controlar a los competidores en el sector.

CRM (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT)

CRM (Customer Relationship Management o, en español, Gestión de las Relaciones con Clientes) es un tipo de software que permite gestionar las relaciones tanto con clientes actuales como con potenciales clientes y crear un registro de conversaciones con dichos clientes (llamadas, reuniones, emails…), estableciendo alertas de llamadas, acciones o reuniones. Por lo tanto, CRM está orientado a tres áreas principales: la gestión comercial, el marketing y el servicio de atención al cliente.

HOSTGATOR, GODADDY y DONDOMINIO

Hostgator, GoDaddy y Don Dominio son tres de los principales registradores de dominios y prestadores de servicios de web hosting. Se trata de plataformas de cloud que sirve fundamentalmente a pequeñas empresas independientes, ofreciéndoles soporte para poner nombre a sus ideas, crear su sitio web profesional, captar clientes y administrar el trabajo. Cuentan con un gran número de herramientas que permiten personalizar los sitios web, crear cuentas de correo electrónico…

WORDPRESS, WIX y PRESTASHOP

Son sistemas de gestión de contenidos que permite crear blogs, periódicos digitales, webs corporativas…, poniendo a disposición del usuario infinidad de plantillas (temas) para modificar la apariencia y el diseño del sitio web creado. Cuentan con plantillas compatibles con dispositivos móviles y da la opción de arrastrar y soltar imágenes, vídeos, formularios, enlaces a redes sociales y Google Maps…, permitiendo diseñar la web de una forma muy atractiva visualmente. Prestashop es quizás más apropiada para una “tienda online” o proyectos donde haya muchos productos distintos que comprar que para un despacho de abogados.