Cómo el Big Data está cambiando la Abogacía

En entradas anteriores os contábamos cómo en grandes despachos de abogados y empresas de asesoría legal están adaptando sus departamentos a las técnicas corporativas tradicionalmente utilizadas en empresas multinacionales de producción de bienes y servicios. Adoptar una visión empresarial de un negocio legal se está convirtiendo en costumbre y los despachos que se animan a seguir esta dinámica entienden que los datos son un elemento clave para mejorar la cifra de negocio, que, en el caso de estas asesorías legales, se traduce en un aumento considerable del número de clientes.

De entre los datos que puede manejar un gran despacho de abogados y que tienen especial incidencia en la generación de beneficios encontramos datos relativos a gestión de materias y recursos materiales (documentos, eventos, tareas, proveedores y personas), a gestión de gastos (facturas, presupuestos o alquileres), a gestión de la mano de obra, a gestión de proveedores, a gestión del conocimiento administrativo, etc. Como vemos, se trata de una gran cantidad de datos, mayor aún si el despacho es muy grande y opera en diferentes ciudades, por lo que tener actualizada toda la información y saber usarla en beneficio del negocio se vuelve clave cuando se trata de adoptar una visión empresarial de un despacho legal. Para mantener todos estos datos actualizados, el reporting se torna como un instrumento indispensable.

¿Qué es el reporting?

El reporting no es más que la técnica compilar de manera frecuente todos los datos relativos a un negocio en informes (reports) útiles y sistemáticos para simplificar la gestión interna del despacho.

¿Quién debe hacer los reports?

Esta tarea la deben realizar conjuntamente todos los abogados del despacho de manera frecuente. Una vez al mes, todos los abogados deben enviar a sus superiores correspondientes el informe con las horas naturales de trabajo, las horas efectivas, los gastos imputados a esas horas de trabajo, los beneficios obtenidos, los casos resueltos, etc.

¿Cuál es la utilidad final del report?

Reflejando fielmente toda la información en los reports, la dirección del despacho será capaz de observar los departamentos más rentables en relación a los beneficios, los más eficientes en relación al tiempo, los que requieren reformas estructurales, etc.

¿Existe una plantilla de report única?

Como cada despacho y asesoría legal es un mundo, cada uno con sus departamentos correspondientes y sus escalones profesionales correspondientes, una plantilla única se antoja poco efectiva de cara a compilar datos. Por eso, y haciendo uso de las nuevas tecnologías, se han desarrollado numerosos softwares para la gestión integral de despachos de abogados, en los que cada despacho selecciona las variables y los datos que quiere reflejar.

Uno de los softwares más interesantes es ABOGest. ABOGest es el único software en España que ha obtenido una certificación oficial de un colegio de abogados, y ha sido diseñado, pensado y desarrollado por y para los abogados. A través de éste, se pueden realizar estadísticas y consultas personalizadas, exportables a Excel y solo utilizando el ratón. Además, es totalmente compatible con las nuevas versiones de Microsoft Office, por lo que incorporarlo al día a día de un despacho de abogados tiene innumerables beneficios.

¿Pérdida de tiempo?

La principal labor de un abogado, y la más absorbente, es interpretar la ley, aplicarla y lidiar con la Administración de Justicia. Esta labor implica mucho tiempo y dedicación, por lo que, para algunos abogados, tener que invertir más tiempo en compilar sus horas de trabajo y muchas otras cuestiones en un report puede resultar una molestia y una pérdida de tiempo. El hecho de que esta función secundaria no resulte atractiva para la plantilla de un despacho y que, además, se tenga que hacer de mes en mes, tiene como principal consecuencia que parte de los datos que se reflejan en el report no sean auténticos, pues son fácilmente “maquillables” para hacer ver a la dirección lo que el abogado quiere y no lo que en realidad está ocurriendo dentro de un departamento.

Si los datos y la información contenida en el reporting es veraz, el despacho podrá hacer uso de ellos en su beneficio para aumentar la cifra de negocio. Si, por el contrario, son datos ilusorios, esta técnica del reporting se transforma en una pérdida de tiempo.