Gestión de reuniones para Abogados. 5 consejos útiles

Inevitablemente, la creación de despachos de abogados integrados por varios Letrados, ya sean autónomos o asalariados o una combinación de ambos, hace surgir la necesidad de celebrar reuniones con cierta periodicidad para tratar muchas y muy distintas cuestiones.

Del mismo modo, es frecuente concertar reuniones entre los Abogados que asumen la defensa de la contra parte en un procedimiento judicial –especialmente cuando son varias personas las que intervienen como parte demandante/denunciante y/o como parte demandada/denunciada–, con la finalidad de intentar alcanzar un acuerdo que facilite el desarrollo e incluso la terminación del procedimiento.

Por otro lado, también existen reuniones con los clientes o potenciales clientes y reuniones de carácter más informal en las que pueden intervenir bien solamente Abogados o firmas legales, bien empresas o emprendedores pertenecientes a cualquier otro sector comercial o profesional. Esto último es lo que se conoce como networking.

En cualquiera de estos tres ámbitos, resulta de vital importancia que los bufetes de abogados lleven a cabo una adecuada gestión de las reuniones para lograr el objetivo propuesto con carácter previo a la celebración de la reunión.

Por ello, analizamos en este artículo diferentes tips o consejos que pueden ayudar a conseguir una gestión eficaz de las reuniones de Abogados.

– TENER PRESENTE EL TIEMPO

No son pocas las ocasiones en las que una reunión se alarga más de lo esperado y en las que, además, el tiempo invertido en la reunión no resulta productivo, lo que puede llevarnos a no cumplir con las tareas pendientes que teníamos marcadas en la agenda para ese mismo día y, por tanto, a incurrir en retrasos con la planificación diaria o semanal que teníamos prevista.

Expertos aconsejan no prolongar una reunión más de 60 minutos, especialmente si los temas a tratar en la misma revisten cierta complejidad, como podría ser una reunión dedicada a negociar un asunto jurídico. Esto es así porque nuestro nivel de concentración alcanza su cota máxima entre los primeros 30 y 60 minutos, disminuyendo progresivamente a partir de ese momento.

Sin embargo, algunos asuntos requieren que la duración de la reunión sobrepase los 60 minutos, en cuyo caso es recomendable establecer pequeñas pausas de entre 5 y 10 minutos, que se consideran suficientes para despejar la mente y poder reanudar la reunión donde había quedado antes del impasse.

– CONVOCAR A LAS PERSONAS ESTRICTAMENTE NECESARIAS

Estudios sobre la materia recomiendan el uso de la regla 8-18-1800. ¿Qué significa? El número máximo de asistentes o convocados a la reunión variará en función de cuál sea el asunto a tratar en la reunión o el objetivo de la misma.

Por ejemplo, si se celebra la reunión con el objetivo de realizar un brainstorming (por ejemplo, en el ámbito de reuniones en la esfera interna del propio bufete de abogados), el límite máximo de personas debería ser ocho, pues un número mayor resultaría contraproducente y generador de mayores conflictos.

Sin embargo, si un Abogado quiere comunicar a otros empresarios que va a prestar un servicio innovador en el sector legal (networking), sería viable convocar o invitar a 1800 personas, ya que la promoción del nuevo servicio podría ser útil para captar nuevos clientes entre los asistentes.

Por otro lado, cuando se conviertan reuniones entre los Abogados de las partes implicadas en un procedimiento judicial con el objetivo de alcanzar un acuerdo o de perfilar determinadas cuestiones que no estaban claras, no deberían asistir los propios clientes cuando la mala relación y los desencuentros entre ellos sean constantes y evidentes, ya que, en ese caso, su presencia solamente va a contribuir a entorpecer el desarrollo de la reunión e incluso a impedir que cada una de las partes logre el objetivo que se había propuesto. En este tipo de situaciones, resulta fundamental la confianza entre Abogado y cliente para que éste no dude de que aquel tiene plenas capacidades para iniciar y llevar a cabo una negociación en la que proteja de la mejor forma sus intereses.

Evidentemente, en cualquiera de los contextos, a la reunión deberían asistir todos aquellos Abogados que estén implicados en los asuntos que vayan a tratarse en la misma, pues establecer exclusiones haría que la reunión perdiera completamente la finalidad para la que fue señalada.

– ELABORAR UN PLANNING U ORDEN DEL DÍA

Es fundamental que todos los convocados a la reunión conozcan con antelación los aspectos fundamentales de la misma, tales como la duración, la hora y el lugar, los asistentes, los objetivos de la reunión, los temas a tratar, etc.

Hoy en día, la comunicación previa de estos aspectos resulta muy sencilla, ya que existen herramientas informáticas y tecnológicas de gestión de equipos y proyectos dedicadas a este fin, en este caso compartir la información necesaria para organizar adecuadamente la reunión.

Resulta especialmente importante que los objetivos de la reunión queden claros y que se trate de objetivos que merecen una reunión para ser tratados. Con esto, se viene a evitar el desarrollo de reuniones rutinarias que no conducen a conclusiones concluyentes o cuyos objetivos podrían haberse tratado de manera eficiente a través de otros medios (por ejemplo, por comunicación escrita).

Esta simple comunicación hará que los Abogados que vayan a asistir preparen la reunión con más detalle y detenimiento, ordenando las ideas que quieran manifestar y teniendo claros cuáles son sus objetivos. Con ello, se consigue agilizar y dinamizar el desarrollo de la reunión y, probablemente, ajustar la duración de la misma al tiempo que estaba inicialmente pensado.

– TURNO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS

Una vez iniciada la reunión, es aconsejable tratar todos y cada uno de los puntos del orden del día de manera ordenada, evitando ‘saltar’ un tema intermedio para después retroceder en el orden del día, pues ello podría derivar en que alguno de los puntos del día quedara sin tratar. De esta manera, queda asegurado que se abordan todos y cada uno de los temas propuestos.

Dado que a lo largo de la reunión intervendrán todos los Abogados asistentes a la misma, es aconsejable que cada uno de ellos anote aquellas dudas o cuestiones que considere necesario aclarar para comentarlas una vez se hayan tratado todos los puntos del orden del día.

En este sentido, siempre debe reservarse un espacio de tiempo al final de la reunión para que, una vez terminadas todas las intervenciones y abordados todos los temas, se puedan tratar aquellas preguntas o aclaraciones que los asistentes a la reunión consideren necesarias, de manera que se resuelvan todos los aspectos controvertidos. Esto redundará en que las decisiones adoptadas se ejecuten mejor a la hora de llevarlas a cabo.

En ocasiones, este turno de preguntas y respuestas se realiza tras tratar cada punto del orden del día, si bien tiene el inconveniente de que muchas de las dudas planteadas podrían haber quedado resueltas conforme avanzaba la reunión. Por ello, es más recomendable reservar el turno de preguntas y respuestas para el final de la reunión.

– EJECUTAR LAS DECISIONES ADOPTADAS

Es evidente que si los Abogados que convienen celebrar una reunión adoptan decisiones importantes en la misma (para los Abogados contratados en el bufete, para los clientes, para la propia firma de cada uno de los Abogados, según en cuál de los tres ámbitos señalados anteriormente nos encontremos), deben llevarse a cabo y hacerse efectivas.

Por ejemplo, si se ha celebrado una reunión entre los gerentes de un despacho de abogados y éstos acuerdan realizar cambios en la organización del trabajo encomendado a los Letrados asalariados sobre los que previamente les habían informado, resulta fundamental que tales cambios se hagan realidad, especialmente si habían aumentado la motivación de los trabajadores; de lo contrario, el resultado será decepción y desmotivación entre los Abogados contratados, lo que, sin duda, es contraproducente para el trabajo.