La hoja de encargo, el salvavidas de los Abogados

Cuando realizamos cualquier transacción diaria, ya sea hacer una compra en un supermercado, echar gasolina al coche o ir a un restaurante a comer, conocemos previamente el precio de lo que estamos consumiendo y recibimos un ticket con el resultado de este precio. 

Este hecho que parece tan simple, cotidiano y común se plantea de forma diferente de cara a la actividad realizada por los abogados. En muchas ocasiones los clientes acuden a solicitar servicios en despachos de abogados sin saber muy bien qué cantidad deberán abonar cuándo finalice el procedimiento en cuestión. A su vez, los abogados tampoco conocen con suficiente precisión cuál es el precio que le van a poner a un servicio sin antes conocer como va a ir desarrollándose tal caso. 

¿Qué sucede entonces? ¿Qué podemos hacer ante tanta incertidumbre? ¿De qué forma se respalda un abogado de recibir sus honorarios? ¿Cómo tranquilizar a un cliente que cree que se va a gastar una fortuna por un servicio?

La respuesta a todas estas preguntas se encuentra en las hojas de encargo. 

La hoja de encargo es un documento por el que se formaliza el contrato que se va a llevar a cabo y se detallan las condiciones de la relación entre abogado y cliente. En ella se te va a informar de los servicios que prestará el abogado, y se establecerán los honorarios, así como condiciones, cuantía y formas de pago.

Realizar una hoja de encargo no está considerado como un hecho obligatorio,  que deba realizar el profesional con cada uno de sus clientes; pero sí que podemos afirmar fehacientemente que otorga más seguridad y confianza tanto para el cliente como para el abogado en cuestión. De hecho, el Código Deontológico de la Abogacía así lo recomienda. 

En el caso de que un abogado decida realizar una hoja de encargo, no está tampoco obligado a hacerla de una determinada forma, no existe un modelo estándar que se deba seguir, sino que más bien prima, al igual que en cualquier otro contrato, la voluntad de las partes; es decir, mientras abogado y cliente estén de acuerdo en lo que están pactando -y todo ello se encuentre dentro de lo permitido por la ley-, ambos pueden acordar en la hoja de encargo cuántas cuestiones quieran. 

Sin embargo, existen una serie de aspectos que la mayoría de abogados suelen incluir en sus hojas de encargo, éstos son los siguientes: 

1. Nombre y apellidos del cliente, DNI, domicilio, dirección de correo electrónico o número de teléfono donde acordar comunicarse con su abogado. Afirmación expresa del cliente de que se encuentra en posesión de los derechos que pretende ejercer. 
2. Nombre y apellidos del abogado o abogados, nombre del despacho, domicilio de éste, número de colegiación del abogado o abogados que vayan a llevar el caso, Colegio de Abogados al que pertenece/n y el DNI o los DNI correspondientes. 
3. Servicio que se va a prestar, se debe explicar detalladamente el motivo por el que el cliente acude a solicitar servicios jurídicos y de qué forma va a llevar el caso el abogado/s en cuestión. Añadir también el procedimiento y la forma a proceder en éste. 
4. Honorarios correspondientes y la forma de pago. Especificar y diferenciar entre la provisión de fondos y entregas a cuenta en las distintas fases del proceso.
5. Añadir los posibles gastos a terceros. Cómo puede ser el gasto por razón de necesidad de servicios de peritos, procuradores, notarios, u otros gastos que puedan realizarse y sean indispensables para que el procedimiento discurra favorablemente. 
6. Especificar sobre las condiciones en caso de desistimiento y finalización anticipada del encargo.
7. Todas las advertencias relativas al procedimiento que deban ser por su importancia puestas en conocimiento del cliente, como los riesgos existentes si se lleva a cabo el servicio prestado y la posibilidad de condena en costas.
8. Cláusula de protección de datos.

Además de estos puntos fundamentales, algunos abogados añaden también aspectos como el hecho de haber informado al cliente que pueda acogerse a la asistencia jurídica gratuita o que existe la posibilidad de someter la controversia en cuestión por otros cauces extrajudiciales, como puede ser el arbitraje o la mediación y que le podrían resultarían económicamente más rentables al cliente. 

De esta forma, el cliente no podrá causarle problemas al abogado alegando que ha existido una falta de información por parte del abogado y que éste no ha actuado de forma diligente, sino que únicamente le ha movido la búsqueda de enriquecimiento. Al quedar todo por escrito y firmado por ambas partes los abogados previenen que se ocasionen problemas de este tipo.

Por último, otros abogados también añaden en la hoja de encargo una cláusula de exoneración de responsabilidad con respecto a las actuaciones de sus clientes, es decir queda firmado por ambas partes que la relación existente entre abogado y cliente es meramente profesional y que el abogado no se responsabiliza y/o puede quedar implicado en cuantas actuaciones ilícitas pueda llegar a ocasionar el cliente respecto del procedimiento.