Kanban para la Abogacía: cómo ser más productivo con metodologías agiles

¿Cuántas veces has abierto tu planificador de confianza y has necesitado cerrarlo para tomarte un respiro? La acumulación de proyectos, tareas, exámenes o cualquier otra obligación que requiere que inviertas algo de tu tiempo puede resultar incluso vertiginosa, porque, entonces, ¿cuándo vas a tener tiempo para dedicarte a ti y a tus seres queridos? La respuesta es que, dentro de lo razonable, siempre hay tiempo para hacer todo lo que te propones.

La organización es un elemento clave, pudiendo convertirse, dependiendo del tipo de relación que llevemos con esa parte de nosotros, en nuestra enemiga más demandante o en nuestra compañera de vida.

Cuando decidimos navegar por nuestro flujo de trabajo, en lugar de dejar que nos arrastre su corriente, vemos que es posible crear un espacio para nuevos proyectos, nuevas ideas e, incluso, un pequeño margen para dedicar a las ya existentes, para mejorar en lo que ya sabemos hacer, convirtiendo nuestras obligaciones en algo que decidimos hacer y no en algo que tenemos que hacer.

Pero en la práctica ¿cómo se traduce esto?  Aquí es donde entran las metodologías ágiles.

¿Qué son las metodologías ágiles?

Las metodologías ágiles son un conjunto de prácticas y principios diseñados para mejorar la manera en que se gestionan proyectos y equipos de trabajo. Nacieron entre finales de los años 90 y principios de los 2000, con el Manifiesto Ágil, en el mundo del desarrollo de software, como respuesta a los modelos tradicionales —más rígidos y secuenciales— que solían ser lentos y poco adaptables a cambios.

Desde entonces, la filosofía ágil ha trascendido el desarrollo de software y se aplica en múltiples sectores, desde la educación hasta la gestión empresarial. Su principal objetivo es trabajar de manera más eficiente, flexible y colaborativa, adaptándose a las necesidades cambiantes del entorno.

Dentro de las metodologías ágiles existen diversos marcos de trabajo (frameworks), como Scrum, Lean y Kanban. Cada uno de ellos propone herramientas y técnicas específicas, pero todos comparten la misma filosofía de adaptabilidad y mejora continua.

¿En qué consiste el método Kanban?

El método Kanban es una técnica de gestión visual del trabajo, enfocada en maximizar la eficiencia y la fluidez en los procesos. Su origen se remonta a la década de 1940 en Japón, cuando Toyota, de la mano de Taiichi Ono y su equipo, implementó un sistema de producción basado en tarjetas visuales (“kanban” en japonés se traduce como “tablero visual” o “señal visual”) para controlar de manera más flexible el flujo de producción en sus fábricas. Se inspiraron en el sistema de los supermercados para optimizar la eficiencia y reducir el desperdicio de la producción.

Kanban se basa en representar visualmente todas las tareas o actividades en un tablero dividido en columnas, que reflejan los diferentes estados del trabajo. Una estructura típica, aunque no la única posible, podría incluir columnas como:

• Por hacer (To Do)
• En proceso (In Progress)
• Finalizado (Done)

Cada tarea se representa mediante una tarjeta (física o digital) que se mueve de una columna a otra a medida que progresa.

Los principios fundamentales del método Kanban son:

• Visualizar el trabajo: Ayuda a identificar en qué punto se encuentran las tareas y detectar rápidamente cuellos de botella.
• Limitar el trabajo en curso (Work in Progress, WIP): Restringir la cantidad de tareas activas evita la dispersión de esfuerzos y fomenta la finalización antes de empezar nuevas actividades.
• Gestionar el flujo de trabajo: El objetivo es lograr un movimiento constante y fluido de las tareas a través del sistema.
• Hacer explícitas las reglas y políticas: Todo el equipo debe entender claramente cómo funciona el tablero y las prioridades establecidas.
• Mejorar de manera continua: Se promueve la retroalimentación constante y pequeños ajustes que optimicen el rendimiento.

Ahora que ya sabemos cómo funciona Kanban y la filosofía que existe detrás de este método ágil, sabemos que es posible aplicarlo tanto a gestión de equipos como para uso personal. Pero, ¿cómo aplicamos el cuento a nuestra situación particular?

Kanban para estudiantes

En el ámbito académico  Kanban puede resultar útil  para gestionar tareas como:

• Lectura de materiales.
• Entrega de trabajos prácticos.
• Preparación de exámenes.
• Organización de proyectos en grupo.

Herramientas como Trello, Notion, o incluso un simple tablero de corcho con notas adhesivas son suficientes para implementar un sistema Kanban a nivel académico. Puedes incluso personalizar tu tablero añadiendo etiquetas de colores para identificar materias o tipos de tarea, o estableciendo plazos claros dentro de las tarjetas. El límite es tu imaginación.

Kanban para profesionales.

Según tu posición dentro de la empresa, posiblemente te sea más útil adoptar el funcionamiento explicado en el apartado “Kanban para estudiantes” o, si por el contrario estás a cargo de un equipo, puedes utilizar la metodología aplicada a la gestión de estos.

Tips para optimizar el método Kanban

Para no caer en las limitaciones de Kanban:

• Establece límites de trabajo en curso (WIP) realistas: Define cuántas tareas como máximo pueden encontrarse “en proceso”, según tu capacidad para absorber carga de trabajo, o la de tu equipo.
• Incorpora revisiones periódicas: es recomendable establecer revisiones regulares (por ejemplo, semanalmente) para analizar el flujo de tareas, detectar bloqueos y priorizar de nuevo si es necesario.
• Define criterios claros de prioridad: Asegúrate de que las tarjetas o tareas estén clasificadas según prioridad. Puedes usar etiquetas de colores, numeraciones o secciones específicas para marcar qué tareas son más urgentes o importantes.
• Complementa Kanban con otras herramientas de gestión::
  Puedes complementar junto con hojas de ruta (roadmaps), gestión de hitos, o diagramas de Gantt para mantener el control de los plazos y dependencias críticas.

Espero haberte inspirado a enfrentarte a tus retos y proyectos y a buscar nuevos caminos, porque, recuerda: nosotros gestionamos nuestro tiempo, no dejes que el tiempo te gestione.